Sponsoren-Termin

Der Sponsoren-Termin ist der letzte Schritt vor dem erfolgreichen Abschluss mit einem Sponsor. Lest hier, wie ihr diesen Termin optimal plant, vorbereitet und durchführt.

Ziel und Zweck Sponsoren-Termin

Interessiert sich ein Unternehmen für euer Sponsoring-Projekt, vereinbart ihr umgehend einen Sponsoren-Termin. Stimmt der potentielle Sponsor einem gemeinsamen Gesprächs-Termin zu, ist das eure große Chance für einen erfolgreichen Vertrags-Abschluss. Nun geht es darum das interessierte Unternehmen für einen erfolgreichen Vertragsabschluss mit den richtigen Informationen und Argumenten zu begeistern. Daher müsst ihr den Sponsoren-Termin perfekt vorbereiten.

Sponsoren-Termin vorbereiten

In der Vorbereitung auf den Sponsoren-Termin sind verschiedene Dinge zu tun, die ich euch im weiteren Verlauf näher erläutere.

Informationen sammeln

Ihr habt bei eurer Sponsoren-Auswahl eine Schnittmengen-Analyse zwischen eurem Sponsoring-Projekt und dem potentiellen Sponsor durchgeführt. Nehmt diese als Grundlage, um euch vor dem Termin nochmals intensiv mit dem Unternehmen auseinander. Besorgt euch so viele Informationen wie möglich, die für das Thema Sponsoring relevant sind. Beispiele:

  • Welche Marketing- und Kommunikations-Ziele sind für das Unternehmen besonders wichtig?
  • Was sind aktuelle Marketing- und Kommunikations-Maßnahmen des Unternehmens?
  • Hat das Unternehmen Erfahrung im Bereich Sponsoring? Wer wird oder wurde gesponsert?
  • Über welches Marketing-Budget verfügt das Unternehmen?
  • Welches Budget steht für Sponsoring-Budget zur Verfügung?
  • Wer sind wichtige Entscheider im Unternehmens?

Je mehr Informationen ihr über das Unternehmen sammelt, desto besser könnt ihr auf die Wünsche, Bedürfnisse und Ziele des potentiellen Sponsors eingehen. Nutzt diese Informationen, um euren Gesprächspartnern im Sponsoren-Termin konkrete Sponsoring-Ideen für das Unternehmen zu präsentieren.

Präsentation vorbereiten

Beim Sponsoren-Termin bekommt ihr die Chance, das Sponsoring-Projekt ausführlicher vorzustellen. Dazu ist es sinnvoll eine kurze Präsentation von circa 15-20 Minuten vorzubereiten. Der Umfang der Präsentation hängt davon ab, wie viel Zeit der potentielle Sponsor euch für den Termin einräumt. Fragt vorab, wie viel Zeit ihr für die Projekt-Vorstellung bekommt. Haltet die Zeitvorgabe für die Präsentation ein, plant aber mit einer längeren Dauer. Manchmal ergeben sich weitere Fragen, welche die Diskussion in die Länge ziehen.

Anders als bei der zuvor verschickten Sponsoren-Präsentation könnt ihr beim Sponsoren-Termin mehr ins Detail gehen, um euer Sponsoring-Projekt näher vorzustellen. Achtet auf eine positiv emotional gestaltete Präsentation und greift auf Multimedia-Inhalte (Bild, Ton, Video,…) zurück. Legt neben der Projekt-Vorstellung einen Schwerpunkt auf Kooperations-Möglichkeiten für das Unternehmen. Zeigt Lösungsansätze auf, welche die Marketing- und Kommunikations-Ziele des Unternehmens unterstützen und liefert überzeugende Argumente.

Beispiele:

  • Zeigt, wie ein Imagetransfer auf den Sponsor erzielt werden kann.
  • Erklärt, wie der Sponsor eure Medienreichweite nutzen kann, um seine Bekanntheit zu steigern.
  • Veranschaulicht, mit welchen Maßnahmen der Sponsor Zugriff auf eure Zielgruppe bekommt.
  • Präsentiert dem Sponsor Vertriebsmöglichkeiten.

Ziel der Präsentation ist es, neben einer positiv emotionalen Ansprache, Lösungsansätze zur Erreichung der Sponsoring-Ziele des potentiellen Sponsors zu liefern.

Agenda

Der Sponsoren-Termin ist der letzte Schritt vor Abschluss eines Sponsoring-Vertrages. Macht von Anfang an einen positiven, professionellen Eindruck machen. Dazu gehört, dass ihr vor dem Sponsoren-Termin eine Meeting-Agenda an alle beteiligten Personen schickt. Diese beinhaltet folgende Informationen:

  • Anlass
  • Termin (Datum, Uhrzeit)
  • Präsentations-Ort (inklusive Adresse)
  • Beteiligte Personen (inklusive Funktion)
  • Themen-Auflistung
  • Zeitplan
Beispiel für eine Meeting-Agenda für einen Sponsoren-Termin:

Der Versand einer solchen Agenda im Vorfeld hat mehrere Vorteile:

  • Durch die schriftliche Fixierung von Ort, Adresse und Zeitpunkt kann der Empfänger die Daten auf Richtigkeit überprüfen.
  • Alle Meeting-Teilnehmer kennen die Programmpunkte des Meetings und sind vorab darüber im Bilde, wer am Meeting teilnimmt. Dadurch gibt man allen Beteiligten die Möglichkeit sich auf den Termin vorzubereiten.
  • Die Teilnehmer wissen, wie viel Zeit sie für das Meeting einplanen müssen.
  • Die Meeting-Agenda kann bereits im Vorfeld von den Teilnehmern ergänzt oder korrigiert werden.

Räumlichkeiten und Technik

Für euren Sponsoren-Termin benötigt ihr einen geeigneten Raum mit Besprechungstisch und ausreichend Sitzplätzen. Stellt wenn möglich eine angenehme Atmosphäre her und bietet Gästen in euren eigenen Räumlichkeiten Getränke (Kaffee, Tee, Kaltgetränke) und einen kleinen Snack an.

Der Präsentations-Raum sollte über geeignete (technische) Präsentations-Mittel verfügen (Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Flipchart, …). Prüft vorab, ob alle benötigten Hilfsmittel für die Präsentation in einwandfreiem Zustand sind und die Technik funktioniert. Fehlendes oder defektes Präsentations-Material oder nicht funktionierende Technik machen einen unprofessionellen Eindruck. Findet die Präsentation nicht in euren eigenen Räumlichkeiten statt, macht euch vorab mit den Gegebenheiten  und Möglichkeiten vor Ort vertraut.

Vor einem Sponsoren-Termin solltet ihr euch im Hinblick auf Räumlichkeiten und Technik folgende Gedanken machen:

  • Räumlichkeiten
    • Eignen sich die Räumlichkeiten für eine Präsentation (Ausstattung, Sitzplätze, etc.) oder muss auf andere Räumlichkeiten ausgewichen werden?
  • Computer
    • Kann ein eigener Computer für die Präsentation verwendet werden?
    • Muss ein fremder Computer für die Präsentation verwendet werden?
    • Welche Kabel und Adapter zum Anschluss externen Geräte benötigen wir (Beamer, Soundanlage, Internet, etc.)? Sind diese vorhanden oder müssen sie mitgebracht werden?
    • Gibt es die Möglichkeit beim versagen der Technik auszuweichen (Ersatzcomputer, USB-Stick, etc.)?
  • Zubehör
    • Ist ein Beamer vorhanden?
    • Gibt es eine geeignete Projektionsfläche für die Präsentation (Wand, Leinwand)?
    • Benötigen wir Lautsprecher und sind diese vorhanden? Welche Anschlusskabel benötigen wir für das Abspielen von Sound?
    • Sind Flipchart, Stifte oder sonstige Präsentationsmaterialien vorhanden?

Sponsoren-Termin

Um einen guten ersten Eindruck beim potentiellen Sponsor zu hinterlassen, solltet ihr am Tag der Präsentation pünktlich und in angemessener Kleidung am vereinbarten Ort einfinden. Ein Sponsoren-Termin läuft in der Regel wie folgt ab:

  1. Begrüßung und Vorstellung
  2. Präsentation des Sponsoring-Projektes
  3. Diskussions- und Fragerunde
  4. Besprechung nächste Schritte

Begrüßung

Zum Einstieg in die Präsentation bedankt ihr euch für die Möglichkeit zur Vorstellung eures Sponsoring-Projektes vorstellen. Anschließend folgt eine kurze Vorstellungsrunde, bei der ihr Visitenkarten tauscht. So lernen sich alle Beteiligten kennen und erfahren welche Funktion die jeweiligen Personen haben.

Präsentation halten

Für eine erfolgreiche Präsentation ist die Person, die die Präsentation hält von entscheidender Bedeutung. Sie benötigt ein sicheres Auftreten und muss die Präsentation flüssig und ohne abzulesen halten. Sie muss sich inhaltlich perfekt dem Sponsoring-Projekt auskennen und Fragen ohne zögern beantworten.

Versucht die Präsentation und unterhaltsam und kurzweilig zu gestalten. Greift für die Präsentation auf emotionales Bildmaterial (Bilderstrecken, Videos,…) zurück und untermalt dies (wenn möglich) mit emotionaler Musik. Bereitet für die Vermittlung von Informationen aussagekräftiges Zahlenmaterial in Form von Grafiken und Diagrammen auf und moderiert diese auf spannenden und unterhaltsame Weise. Bindet den potentiellen Sponsor aktiv in die Präsentation ein, damit er sich inhaltlich und emotional mit dem Sponsoring-Projekt identifizieren kann.

Diskussions- und Fragerunde

An die Präsentation schließt sich eine Diskussions- und Fragerunde an. An dieser Stelle klärt ihr offene Fragen und erörtert erste Kooperations-Möglichkeiten. Die Diskussions- und Fragerunde ist eure Chance mehr (interne) Informationen über das Unternehmen und die handelnden Personen zu bekommen. Bringt in spätestens jetzt in Erfahrung in welchen Größenordnung (Inhalt, Umfang, Budget) das Unternehmen denkt und welche konkreten Ziele es mit einem Sponsoring verfolgt. Auf Grundlage dieser Informationen wählt ihr geeignete Sponsoring-Leistungen für das Unternehmen aus. Mit diesen Sponsoring-Leistungen schnürt ihr ein individuelles Sponsoring-Paket, welches zu den inhaltlichen und preislichen Vorstellungen des Unternehmens passt.

Im Anschluss bereitet ihr den Termin nach.

Nachbereitung

Hat das Unternehmen nach dem Termin kein weiteres Interesse an eurem Sponsoring-Projekt analysiert ihr möglicheGründe. Nutzt die Erkenntnisse aus der Nachbereitung, um es beim nächsten Sponsoren-Termin besser zu machen.

Zu jedem (Sponsoren-) Termin gehört ein Gesprächsprotokoll. In diesem Protokoll haltet ihr die Gesprächsinhalte schriftlich fest. Diese Dokumentation ermöglicht allen beteiligten Personen die besprochenen Inhalte zu prüfen, abzugleichen und sich diese nochmals zu vergegenwärtigen.

Signalisiert das Unternehmen nach dem Gespräch weiteres Interesse, erstellt ihr ein auf die individuellen Bedürfnisse angepasstes Sponsoring-Angebot für das Unternehmen. Schickt dieses Angebot zeitnah eurem Ansprechpartner zu.

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