Sponsoring-Anfrage

Sobald ihr potentielle Sponsoren identifiziert und in der Sponsoren-Datenbank erfasst habt, müsst ihr diese auf geeignetem Weg ansprechen. Wie ihr das am besten macht, erläutere ich euch in diesem Beitrag.

Sponsoring-Anfrage

Als Sponsor-Suchende habt ihr verschiedene Möglichkeiten eine Sponsoring-Anfrage zu stellen. Wir unterscheiden hier zwischen Warm- und Kalt-Kontakten. Warm-Kontakte sind Kontakte, mit denen wir ein persönliches Verhältnis haben. Diese sprechen wir direkt und auf informellen Weg an. Zu den Kalt-Kontakten haben wir keinen persönlichen Draht. Diese sprechen wir normalerweise auf formalem Weg per Telefon oder schriftlich an.

Persönliche Anfrage

Wenn ihr Zugriff auf ein großes persönliches Netzwerk zu Unternehmens-Entscheidern habt, nehmt Kontakt mit ihnen auf. Bei diesen Personen könnt ihr eure Sponsoring-Anfrage direkt und informell in entspannter Atmosphäre platzieren. In der Regel sind diese Kontakte zugänglich und die Verkaufschancen stehen gut.

Telefonische Anfrage

Eure Warmkontakte habt ihr voraussichtlich schnell abgearbeitet. Im nächsten Schritt müsst ihr euch den Kalt-Kontakten zuwenden. Dabei kommt ihr nicht um den Griff zum Telefonhörer und die Telefon-Kaltakquise herum.

Schriftliche Anfrage

Eure Sponsoring-Anfrage schriftlich ohne vorherige telefonische Kontaktaufnahme zu platzieren solltet ihr vermeiden. Das ist zwar bequem, führt aber selten zum Erfolg. Unangekündigte Sponsoring-Anfragen sind bei Unternehmen unbeliebt und bleiben oft unbeantwortet. Eure erstmalige Sponsoren-Ansprache solltet grundsätzlich in Form eines persönlichen Gesprächs (direkt oder per Telefon) erfolgen.

Telefon-Akquise

Die Telefon-Kaltakquise ist eine zeitintensive Angelegenheit für die ihr viel Geduld und Ausdauer benötigt.  Ziel der Sponsoren-Ansprache per Telefon ist es, die vorbereiteten Sponsoring-Unterlagen beim richtigen Ansprechpartner zu platzieren und diesen für einen persönlichen Gesprächstermin zu gewinnen. Hierfür sind in der Regel mehrere Telefonate nötig.

Die Kalt-Akquise von Sponsoren per Telefon ist Fleißarbeit und folgt einem sehr strukturierten und formalisierten Prozeß.

  1. Den Sponsoring-Entscheider identifizieren
  2. Die Sponsoring-Unterlagen (Sponsoren-Anschreiben und Sponsoren-Präsentation) beim Sponsoring-Entscheider platzieren
  3. Nachfassen

Sponsoring-Entscheider identifizieren

Es ist nicht Sekretärinnen, Vorzimmerdamen oder Assistenten, die über ein Sponsoring-Engagement entscheiden, sondern die Marketing-Manager und Geschäftsführer. Diesen Leuten müsst ihr eure Sponsoring-Unterlagen vorlegen. Sie verfügen über die notwendige Entscheidungskompetenz. Bringt spätestens beim ersten Telefonat mit dem Unternehmen Namen und Durchwahl des verantwortlichen Mitarbeiters heraus und lasst euch direkt zu ihm durchstellen.

Leider kommt es bei der Telefon-Akquise vor, dass ihr nicht direkt zum Sponsoring-Verantwortlichen durchgestellt werdet. In diesem Fall müsst ihr euch mit der Assistenz zufriedengeben. Versucht dann folgende Informationen über den Sponsoring-Verantwortlichen zu bekommen:

  • Anrede
  • Name und Vorname
  • Position
  • E-Mail Adresse
  • Durchwahl
  • Erreichbarkeit

Besteht die Möglichkeit den Sponsoring-Entscheider zu einem späteren Zeitpunkt direkt zu erreichen, macht davon gebrauch und ruft nochmal an.

Sponsoring-Unterlagen platzieren

Habt ihr euch zum richtigen Ansprechpartner durchgearbeitet, tragt ihr euer Sponsoring-Anliegen kurz vor. Lange Ausführungen sind zu diesem Zeitpunkt fehl am Platz. Es geht noch nicht darum eine Zusage für ein Sponsoring zu erhalten, sondern um die Erlaubnis die Sponsoring-Unterlagen zusenden zu dürfen. Eine gute Strategie ist es, das Interesse eures Ansprechpartners mit euren stärksten und besten Sponsoring-Argumenten zu wecken.

Habt ihr die Erlaubnis zum Versand eurer Sponsoring-Unterlagen bekommen, notiert euch die E-Mail oder Postadresse des Ansprechpartners. Anschließend verschickt ihr Sponsoring-Anschreiben und Sponsoren-Präsentation unter Bezugnahme auf das Telefongespräch in der gewünschten Form (postalisch oder digital) an euren Ansprechpartner.

Nachfassen

Unternehmen melden sich selten selbstständig auf eine Sponsoring-Anfrage zurück. Nehmt spätestens nach einer Woche den Telefonhörer in die Hand und ruft euren Ansprechpartner erneut an. Fragt, ob er die Unterlagen gesichtet hat, ob Interesse am Sponsoring-Projekt besteht und ob er weitere Informationen benötigt. Ziel ist die Vereinbarung eines persönlichen Gesprächs oder eines Präsentationstermins.

In der Regel werdet ihr beim zweiten Telefonat mit folgenden Szenarien konfrontiert:

  1. Ansprechpartner hat keine Unterlagen erhalten.
  2. Unterlagen wurden nicht gesichtet.
  3. Kein Interesse an einem Sponsoring.
  4. Interesse an einem Sponsoring.

Szenario 1: Keine Unterlagen erhalten

Manchmal erreichen die Sponsoring-Unterlagen den Ansprechpartner nicht. Sie werden nicht weitergeleitet, landen im SPAM-Ordner oder gehen in der Post verloren. In diesen Fällen müsst ihr die Unterlagen erneut verschicken. Geb dem Ansprechpartner nochmals sieben Tage Zeit die Unterlagen einzusehen und sich bei euch zu melden. Geschieht dies nicht ruft erneut an.

Szenario 2: Unterlagen nicht gesichtet

Die Bearbeitung von Sponsoring-Anfragen hat in Unternehmen eine geringe Priorität. Darum werdet ihr beim telefonischen Nachfassen häufig die Antwort bekommen, dass der Ansprechpartner keine Zeit hatte die Unterlagen einzusehen. In diesem Fall gebt ihr dem Ansprechpartner mehr Zeit. Fragt nach bis wann ihr mit einer Durchsicht zu rechnen ist und wann ihr euch wieder melden dürft.  Zum vereinbarten Zeitpunkt ruft ihr erneut an.

Hat der Sponsoring-Verantwortliche die Unterlagen beim dritten Telefonat noch nicht durchgesehen, könnt ihr von mangelndem Interesse ausgehen. In diesem Fall bittet ihr euren Ansprechpartner darum, sich nach Durchsicht der Unterlagen selbstständig zu melden. Natürlich könnt ihr einen neuen Telefontermin vereinbaren. Habt ihr den Eindruck, dass sich der Ansprechpartner wenig für das Sponsoring-Angebot interessiert, investiert eure knappe und wertvolle Akquise-Zeit sinnvoller.

Szenario 3: Kein Interesse an Sponsoring

Hat der Ansprechpartner kein Interesse an einem Sponsoring, erfragt den Grund und notiert diesen in der Sponsoren-Datenbank. Diese Information ist wertvoll und hilft euch eure Sponsoren-Akquise im Zeitverlauf zu optimieren. Vielleicht bekommt ihr auch die Chance eure Anfrage zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu stellen. Ist dies nicht der Fall schließt die Anfrage vorerst ab und verwendet eure Zeit für lohnendere Kontakte.

Szenario 4: Interesse an Sponsoring

Zeigt der Ansprechpartner beim Folgetelefonat Interesse an einem Sponsoring, habt ihr ein neues Ziel: Die Vereinbarung eines Sponsoren-Termins.

Sponsoren-Akquise per Telefon ist eine zeitintensive Arbeit, die euch viel Geduld, Ausdauer und eine hohe Frustrations-Toleranz abverlangt. Ratschläge für die Praxis:

Viele qualifizierte Sponsoring-Anfragen stellen! Die Anzahl der erfolgreiche abgeschlossenen Sponsoring-Partnerschaften hängt nicht nur von der Kontaktqualität ab, sondern auch von einer ausreichend großen Anzahl. Wer viele Anfragen mit hoher Treffer-Wahrscheinlichkeit stellt, hat am Ende den größten Erfolg. Wenn ihr 100 Kontakte ansprecht werdet ihr häufiger einen Abschluss tätigen, als mit der Ansprache von 20 Kontakten.

Anbieten, nicht betteln! Habt ihr ein gutes Sponsoring-Projekt, verkauft euch nicht unter Wert. Ihr habt eine großartige Leistung anzubieten und es nicht nötig als Bittsteller aufzutreten.

Absagen nicht persönlich nehmen! Um eure Akquisearbeit konzentriert und zielgerichtet durchzuführen, dürft ihr Absagen nicht auf euch beziehen. Eine Absage richtet sich nicht euch. Manchmal passt das Sponsoring-Projekt nicht zum Unternehmen. Dieses Argument müsst ihr akzeptieren.

Durch Absagen nicht entmutigen lassen!Eine Absage ist zwar frustrierend, aber auch eine Chance! Befragt den jeweiligen Ansprechpartner zu den Beweggründen für die Absage. Dadurch bekommt ihr wertvolle Informationen und die Möglichkeit, das Projekt und die Akquise zu verbessern.

Keine Zeit verschwenden! Nimmt sich der Sponsoring-Verantwortliche keine Zeit für gut vorbereiteten Sponsoring-Unterlagen nimmt, fehlt es am grundsätzlichen Interesse. Verschwendet keine unnötige Zeit mit solchen Leuten und verwendet sie sinnvoll.

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