Sponsoring-Anfrage

In diesem Beitrag beantworte ich folgende Fragen:
  • Welche Möglichkeiten habe ich es eine Sponsoring-Anfrage zu stellen?
  • Wie gehe ich bei meiner Sponsoring-Anfrage am besten vor?
  • Wie stelle ich potentiellen Sponsoren meine Sponsoring-Unterlagen am besten zur Verfügung?
Sobald ihr potentielle Sponsoren identifiziert und in der Sponsoren-Datenbank erfasst habt, müsst ihr diese auf geeignetem Weg ansprechen. Wie ihr das am besten macht, erläutere ich euch in diesem Beitrag.

Sponsoring-Anfrage stellen

Als Sponsor-Suchende habt ihr verschiedene Möglichkeiten eine Sponsoring-Anfrage zu stellen. Wir unterscheiden hier zwischen Warm- und Kalt-Kontakten. Warm-Kontakte sind Kontakte, mit denen ihr ein persönliches Verhältnis habt. Diese sprecht ihr direkt und auf informellen Weg an. Zu den Kalt-Kontakten besteht keinen persönliches Verhältnis. Diese sprecht ihr normalerweise auf formalem Weg an (per Telefon oder schriftlich).

Persönliche Anfrage

Wenn ihr Zugriff auf Unternehmens-Entscheider in eurem persönlichen Netzwerk habt, nehmt direkt Kontakt mit ihnen auf. Bei diesen Personen könnt ihr eure Sponsoring-Anfrage direkt und informell in entspannter Atmosphäre stellen. In der Regel sind diese Kontakte zugänglich und die Verkaufschancen stehen gut.

Schriftliche Anfrage

Viele Sponsor-Suchende stellen ungefragt schriftliche Sponsoring-Anfragen an Unternehmen. Das ist zwar bequem und zeitsparend, in der Regel ab nicht erfolgversprechend. Unangekündigte Sponsoring-Anfragen sind bei Unternehmen unbeliebt und bleiben oft unbeantwortet.

Sucht bei eurer Sponsoring-Anfrage beim Erstkontakt immer das persönliche mit dem richtigen Ansprechpartner (direkt oder per Telefon) und platziert erst danach eine schriftliche Anfrage.

Telefonische Anfrage

Eure Warmkontakte habt ihr in der Regel schnell abgearbeitet. Danach beginnt die Akquise von Kalt-Kontakten, zu denen ihr kein persönliches Verhältnis habt. Diese könnt ihr nicht einfach auf direktem Weg ansprechen. Daher geht am Griff zum Telefonhörer kein Weg vorbei.

Telefon-Akquise

Die Telefon-Kaltakquise ist eine zeitintensive Angelegenheit, für die ihr viel Geduld und Ausdauer benötigt. Umso wichtiger ist, dass ihr über eine sauber strukturierte und gut organisierte Sponsoren-Datenbank verfügt. Damit spart ihr viel Zeit und arbeitet effizienter.

Ein Ziel der Sponsoren-Ansprache per Telefon ist es, die vorbereiteten Sponsoring-Unterlagen beim richtigen Ansprechpartner zu platzieren und diesen für einen persönlichen Gesprächstermin zu gewinnen. Hierfür sind meist mehrere Telefonate nötig.

Die Kalt-Akquise von Sponsoren per Telefon ist Fleißarbeit und folgt einem sehr strukturierten und formalisierten Prozeß, bei dem ihr versucht folgende Ziele zu erreichen:

  1. Den Sponsoring-Entscheider identifizieren.
  2. Die Sponsoring-Unterlagen beim Sponsoring-Entscheider platzieren.
  3. Einen Gesprächstermin mit dem Sponsoring-Entscheider zu vereinbaren (Sponsoren-Termin).

Ziel 1: Entscheider identifizieren

Es sind nicht Sekretärinnen, Vorzimmerdamen oder Assistenten, die über ein Sponsoring-Engagement entscheiden. Es sind die Marketing-Manager und Geschäftsführer. Mit ihnen müsst ihr euch unterhalten und Ihnen müsst ihr eure Sponsoring-Unterlagen vorlegen. Sie verfügen über die notwendige Entscheidungskompetenz. Das erste Ziel eurer Sponsoren-Akquise ist es die Kontaktdaten des verantwortlichen Mitarbeiters herauszufinden (Name, E-Mail Adresse, Telefonnummer) und einen direkten Kontakt herzustellen. Wenn möglich, lasst euch direkt zu ihm durchstellen.

Leider kommt es bei der Telefon-Akquise vor, dass ihr nicht direkt zum Sponsoring-Verantwortlichen durchgestellt werdet. In diesem Fall müsst ihr euch mit der Assistenz zufriedengeben. Versucht dann folgende Informationen über den Sponsoring-Verantwortlichen zu bekommen:

  • Anrede
  • Name und Vorname
  • Position
  • E-Mail Adresse
  • Durchwahl
  • Erreichbarkeit

Besteht die Möglichkeit den Sponsoring-Entscheider zu einem späteren Zeitpunkt direkt zu erreichen, macht davon gebrauch und ruft nochmal an.

Ziel 2: Unterlagen platzieren

Habt ihr den richtigen Ansprechpartner am Telefon, tragt ihr euer Sponsoring-Anliegen kurz vor. Lange Ausführungen sind zu diesem Zeitpunkt fehl am Platz. Es geht noch nicht darum eine Zusage für ein Sponsoring zu erhalten, sondern um die Erlaubnis die Sponsoring-Unterlagen zusenden zu dürfen. Eine gute Strategie ist es, das Interesse eures Ansprechpartners mit euren stärksten und besten Sponsoring-Argumenten zu wecken.

Habt ihr die Erlaubnis zum Versand eurer Sponsoring-Unterlagen bekommen, notiert euch die E-Mail oder Postadresse des Ansprechpartners. Anschließend verschickt ihr Sponsoring-Anschreiben und Sponsoren-Präsentation unter Bezugnahme auf das Telefongespräch in der gewünschten Form (postalisch oder digital) an euren Ansprechpartner.

Leider melden sich Unternehmen selten selbstständig auf eine Sponsoring-Anfrage zurück. Nehmt spätestens nach einer Woche den Telefonhörer in die Hand und ruft euren Ansprechpartner erneut an. Fragt, ob er die Unterlagen gesichtet hat, ob Interesse am Sponsoring-Projekt besteht und ob er weitere Informationen benötigt. Ziel ist die Vereinbarung eines persönlichen Gesprächs oder eines Präsentationstermins.

In der Regel werdet ihr beim zweiten Telefonat mit folgenden Szenarien konfrontiert:

  1. Ansprechpartner hat keine Unterlagen erhalten.
  2. Unterlagen wurden nicht gesichtet.
  3. Kein Interesse an einem Sponsoring.
  4. Interesse an einem Sponsoring.

Szenario 1: Keine Unterlagen erhalten

Manchmal erreichen die Sponsoring-Unterlagen den Ansprechpartner nicht. Sie werden nicht weitergeleitet, landen im SPAM-Ordner oder gehen in der Post verloren. In diesen Fällen müsst ihr die Unterlagen erneut verschicken. Geb dem Ansprechpartner nochmals sieben Tage Zeit die Unterlagen einzusehen und sich bei euch zu melden. Geschieht dies nicht ruft erneut an.

Szenario 2: Unterlagen nicht gesichtet

Die Bearbeitung von Sponsoring-Anfragen hat in Unternehmen eine geringe Priorität. Darum werdet ihr beim telefonischen Nachfassen häufig die Antwort bekommen, dass der Ansprechpartner keine Zeit hatte die Unterlagen einzusehen. In diesem Fall gebt ihr dem Ansprechpartner mehr Zeit. Fragt nach bis wann ihr mit einer Durchsicht zu rechnen ist und wann ihr euch wieder melden dürft.  Zum vereinbarten Zeitpunkt ruft ihr erneut an.

Hat der Sponsoring-Verantwortliche die Unterlagen beim dritten Telefonat noch nicht durchgesehen, könnt ihr von mangelndem Interesse ausgehen. In diesem Fall bittet ihr euren Ansprechpartner darum, sich nach Durchsicht der Unterlagen selbstständig zu melden. Natürlich könnt ihr einen neuen Telefontermin vereinbaren. Habt ihr den Eindruck, dass sich der Ansprechpartner wenig für das Sponsoring-Angebot interessiert, investiert eure knappe und wertvolle Akquise-Zeit sinnvoller.

Szenario 3: Kein Interesse an Sponsoring

Hat der Ansprechpartner kein Interesse an einem Sponsoring, erfragt den Grund und notiert diesen in der Sponsoren-Datenbank. Diese Information ist wertvoll und hilft euch eure Sponsoren-Akquise im Zeitverlauf zu optimieren. Vielleicht bekommt ihr auch die Chance eure Anfrage zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu stellen. Ist dies nicht der Fall schließt die Anfrage vorerst ab und verwendet eure Zeit für lohnendere Kontakte.

Szenario 4: Interesse an Sponsoring

Zeigt der Ansprechpartner beim Folgetelefonat Interesse an einem Sponsoring, habt ihr ein neues Ziel: Die Vereinbarung eines Sponsoren-Termins.

Ziel 3: Termin vereinbaren

Ziel einer jeden Sponsoren-Ansprache ist (zumindest wenn es um größere Summen geht) die Vereinbarung eines persönlichen Gesprächstermin. Bekommt ihr die Zusage für einen Gesprächstermin, seid ihr einen großen Schritt weiter. Ihr habt dann im wahrsten Sinne des Wortes den Fuß in der Tür des Sponsors. Euer nächstes Ziel ist es, den Sponsor final von eurem Sponsoring-Projekt zu überzeugen. Hierfür müsst ihr den Sponsoren-Termin ordentlich vorbereiten.

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