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Sponsoren-Präsentation

In diesem Beitrag beantworte ich folgende Fragen:
  • Was ist eine Sponsoren-Präsentation?
  • Wozu benötige ich eine Sponsoren-Präsentation?
  • Wie erstelle ich eine gute Sponsoren-Präsentation?
  • Wie verbreite ich meine Sponsoren-Präsentation?
Um euch bei einem Unternehmen für ein Sponsoring zu bewerben, benötigt ihr geeignete Bewerbungs-Unterlagen (auch Sponsoring-Unterlagen genannt). Diese bestehen aus einem Sponsoren-Anschreiben und einer Sponsoren-Präsentation. In diesem Beitrag zeige ich euch, wie ihr eine gute Sponsoren-Präsentation erstellt.

Sponsoren-Präsentation – wozu?

Was für einen Job-Suchenden die Bewerbungs-Unterlagen sind, sind für den Sponsor-Suchenden die Sponsoring-Unterlagen (bestehend aus Sponsoren-Präsentation und Sponsoren-Anschreiben). Mit der Sponsoren-Präsentation versuchen wir dem potentiellen Sponsor einen ersten Einblick in unser Sponsoring-Projekt zu geben. Er findet darin alle für ihn wichtigen Informationen zum Sponsoring-Projekt. Die Sponsoren-Präsentation dient ihm als Entscheidungsgrundlage, ob er sich näher mit unserem Sponsoring-Projekt auseinander setzen wird oder nicht.

Die für Sponsoring verantwortlichen Mitarbeiter in Unternehmen prüfen die grafisch und inhaltliche Gestaltung der Sponsoren-Präsentation, bevor sie in die engere Auswahl kommt. Sponsor-Suchende, die schlechte oder gar keine Sponsoren-Präsentation liefern, fallen in der Regel sofort durch das Raster und haben keine Chance auf ein Sponsoring.

Die Sponsoren-Präsentation ist eure Eintrittskarte zu einem Sponsoren-Termin! Gebt euch daher bei der grafischen und inhaltlichen Gestaltung viel Mühe und holt euch bei Bedarf Hilfe von einem Experten.

Präsentation erstellen

Zur Erstellung einer Sponsoren-Präsentation verwendet ihr am besten eine gängige Präsentations-Software wie Microsoft PowerPoint, Apple KeynoteGoogle Präsentationen oder OpenOffice Präsentationen. Zu beginn reicht es aus mit einer normalen Präsentations-Vorlage ohne Design-Layout zu beginnen. Die Anpassung des Designs erfolgt erst, wenn die Präsentation inhaltlich steht. Dennoch berücksichtigen wir bei der Erstellung des Inhalts auf folgende Dinge:

  • Querformat verwenden – So lassen sich die einzelnen Folien gut in zwei Hälften (Bild und Text).
  • Nicht (viel) mehr als zehn Folien – Die Präsentation wird für den Leser sonst zu lang.
  • Maximal Schriftgröße 16 – Je kleiner die Schrift, desto stärker leidet die Lesbarkeit.
  • Maximal sieben Informationen pro Folie – Die menschliche Aufnahmekapazität ist beschränkt und mehr Information auf einmal kann sich kaum jemand merken.
  • Ein Aussagekräftiges Bild pro Folie – Ein Bild lockert die Präsentation auf und gibt ihr optisch ein Thema.
  • Bildrechte beachten – Verwendet in der Präsentation nur Bilder, an denen ihr die Bildrechte besitzt.

Um die Erstellung einer Präsentation grob zu illustrieren, habe ich eine beispielhafte Sponsoren-Präsentation für den imaginären Fußball-Verein „FC Musterstadt“ erstellt. Die die folgenden Gestaltungs-Beispiele sind lediglich Ideen. Bei der Gestaltung seiner Sponsoren-Präsentation darf selbstverständlich jeder selbst kreativ werden. Achtet dabei aber auf die Einhaltung eines einheitlichen Corporate Designs!

Vielen Sponsor-Suchenden fällt es schwer eine optisch ansprechende und inhaltlich gute Sponsoren-Präsentation zu erstellen. Daher könnt ihr hier eine Muster-Vorlage für eure Sponsoren-Präsentation bestellen.

Falls ihr euch selbst daran versuchen möchtet, orientiert euch an den folgenden Gestaltungs-Empfehlungen. Bei Interesse biete euch anschließend hier die inhaltliche Prüfung eurer Sponsoren-Präsentation an.

Titelfolie (Folie 1)

Die Titelfolie ist das Deckblatt der Präsentation. Ich verwende auf der Titelseite gerne ein Bild, welches das Thema der Sponsoren-Präsentation widerspiegelt und kombiniere es mit einem aussagekräftigen Titel. Die Titelfolie gibt dem Leser eine erste Vorstellung davon, worum es in der Präsentation geht.

Sponsoren-Präsentation Muster Titelfolie
Sponsoren-Präsentation Titelfolie (Muster). © markusspiske – Pixabay.

Kurzvorstellung (2-3 Folien)

Auf den Folien 2-3 stellen wir das Sponsoring-Projekt mit den wichtigsten Eckdaten kurz vor. Kurz bedeutet exakt so viel Information zu liefern, dass der Leser eine Vorstellung davon hat, mit wem und womit er es zu tun hat.

Sponsoren-Präsentation-Muster-Kurzvorstellung 2
Sponsoren-Präsentation Muster Kurzvorstellung 1. © floy – Pixabay.

 

Sponsoren-Präsentation-Muster-Kurzvorstellung 3
Sponsoren-Präsentation Muster Kurzvorstellung 2. © Gellinger – Pixabay.

Mediadaten (2-3 Folien)

Sponsoring funktioniert nach dem Prinzip von Angebot und Nachfrage. Sponsoren fragen in der Regel ein bestimmtes Image, interessante Zielgruppen und eine hohe (Medien-) Reichweite nach. Daher muss der Sponsor-Suchende glaubhaft vermitteln, dass er in der Lage ist die Nachfrage der Sponsoren zu bedienen. Im Kapitel Grundlagen der Sponsoren-Suche habe ich die notwendigen Analysen zu Sponsoring-Image, Sponsoring-Zielgruppe und Sponsoring-Reichweite beschrieben. Auf Grundlage dieser Informationen stellen wir Mediadaten zusammen, die wir in Kurzform in die Sponsoren-Präsentation einbauen.

Sponsoren-Präsentation Muster Image
Sponsoren-Präsentation Image (Muster). © Free-Photos – Pixabay.

 

Sponsoren-Präsentation Muster Zielgruppe
Sponsoren-Präsentation Zielgruppe (Muster). © chrisreadingfoto – Pixabay.

 

Sponsoren-Präsentation Muster Medien-Berichterstattung
Sponsoren-Präsentation Muster (Medien-Berichterstattung). © USA-Reiseblogger – Pixabay.

 

Sponsoren-Präsentation Muster Verbreitungsgebiet
Sponsoren-Präsentation Muster (Verbreitungsgebiet).© tomnn – Pixabay.

Sponsoring-Leistungen (2-3 Folien)

Unsere Mediadaten verdeutlichen dem potentiellen Sponsor über welche Leistungs-Werte wir verfügen. Nun zeigen wir ihm mit welchen Sponsoring-Leistungen wir es ihm ermöglichen von unseren Leistungswerten zu profitieren.

Beim ersten Kontakt mit einem potentiellen Sponsor wissen wir nicht, welche Sponsoring-Leistungen ihn interessieren. Daher geben wir ihm in der Sponsoren-Präsentation einen groben Überblick über unsere Sponsoring-Leistungen und machen Vorschläge. Details klären wir bei Interesse in einem persönlichen Gespräch.

Sponsoren-Präsentation Muster Sponsoring-Leistungen Klassisches Sponsoring
Sponsoren-Präsentation Muster (Sponsoring-Leistungen – Klassisches Sponsoring).© cbpimages – Fotolia.

Sponsoren-Präsentation Muster Sponsoring-Leistungen Promotion & Sales
Sponsoren-Präsentation Muster (Sponsoring-Leistungen – Promotions & Sales).© Maksim Kryuchkov – Fotolia.

 

Sponsoren-Präsentation Muster Sponsoring-Leistungen Hospitality & Business
Sponsoren-Präsentation Muster (Sponsoring-Leistungen – Hospitality & Business). © pxhere.com
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Kontaktdaten (1 Folie)

Selbstverständlich bieten wir potentiellen Interessenten die Möglichkeit zu einem persönlichen Gespräch, um weitere Informationen über unser Sponsoring-Projekt einzuholen. Daher findet er auf der letzten Folie unserer Sponsoren-Präsentation die vollständigen Kontaktdaten des Sponsoring-Ansprechpartners.

Sponsoren-Präsentation Muster Kontakt
Sponsoren-Präsentation Muster (Kontakt).© shawrypa – Fotolia
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Sponsoring ist in der Regel eine komplexes und erklärungs-bedürftiges Thema und lässt sich besser in einem persönlichen Termin als am Telefon oder per E-Mail verkaufen. Daher rate ich beim Erstkontakt von konkreten Angeboten und der Nennung von Preisen ab. Details besprechen wir besser bei einem persönlichen Gespräch mit dem potentiellen Sponsor (wie bei einer Bewerbung auf eine Arbeitsstelle).

Bereitstellung der Präsentation

Abhängig vom potentiellen Sponsor möchte dieser die Sponsoren-Präsentation auf dem ein oder anderen Weg zur Verfügung gestellt bekommen. Daher decken wir für die Bereitstellung der Präsentation möglichst viele Wege ab. Einige dieser Bereitstellungswege stelle ich im weiteren Verlauf vor.

Gedruckte Präsentation

Grundsätzlich bieten wir an, die Präsentation auf dem Postweg zu verschicken. Viele Unternehmen haben die Unterlagen gerne in gedruckter Form vorliegen (wichtig für Besprechungen mit anderen Kollegen!). Dabei achten wir darauf, dass unsere Präsentations-Mappe einen seriösen und professionellen Eindruck macht. Eine ansprechende Präsentationsmappe, qualitativ hochwertiges Papier und vor allem ein qualitativ ansprechender Druck sind für manche Menschen kleine Details. Um potentielle Sponsoren zu überzeugen, spielen genau solche Details eine wichtige Rolle.

Hochglanz Sponsoring-Broschüren aus einer Druckerei hinterlassen zwar einen professionellen Eindruck, haben aber Nachteile. Die Produktion ist teuer und die Inhalte lassen in einer Standard-Präsentation nicht speziell auf den Sponsor zuschneiden. Notwendige Änderungen lassen sich mit einer gedruckten Hochglanz-Broschüre nicht schnell und flexibel vornehmen.

Vorteile gedruckte Sponsoren-Präsentation:

  • Sponsoren-Präsentation liegt physisch vor und kann  in die Hand genommen werden.
  • Von hochwertigen Materialen wird gerne auf hochwertige Leistung geschlossen. Eine gute Haptik fördert den Verkauf.
  • Hohe Hemmschwelle qualitativ hochwertige Präsentation wegzuwerfen.
Nachteile gedruckte Sponsoren-Präsentation:
  • Hoher Aufwand und Kosten für die Erstellung.
  • Hohe Versandkosten.

Verschickt ihr viele gedruckte Sponsoring-Präsentationen, besorgt euch ein Bindegerät und passendes Zubehör. Eine gebundene Sponsoren-Präsentation macht einen deutlich professionelleren Eindruck als eine lose oder geheftete Blätter-Sammlung!

Digitale Präsentation

Schneller, einfacher und günstiger ist es, die Sponsoren-Präsentation per E-Mail zu verschicken. Die Erstellung der Präsentation erfolgt über die entsprechende Präsentations-Software. Dort speichert ihr die Präsentation als PDF-Dokument in einer zum Versand geeigneten Dateigröße (maximal 5 MB) ab, um sie anschließend zu verschicken.

Versendet die Präsentation nicht im Dateiformat eurer Präsentations-Software! Solche Dateien blocken Firewalls von Unternehmen gerne. Zudem ist nicht sichergestellt, dass euer Ansprechpartner die passende Software besitzt um das Dateiformat zu öffnen. Das PDF-Format ist heutzutage Standard und macht in der Regel keine Probleme.

Eine elegante Variante ist die Bereitstellung der Sponsoren-Präsentation als Bildschirmpräsentation oder Download. Hierfür nutzt ihr eure eigene Website oder geeignete Cloud-Diensten. Der Empfänger ruft die Präsentation hierbei über einen Link auf, um sie anzusehen.

 Bereitstellung einer Sponsoren-Präsentation via Slideshare:

Vorteile Digitale Präsentation:

  • Schneller, kostenloser Versand.
  • Geringe Kosten.
  • Sponsor kann Präsentation einfach an andere weiterleiten.
  • Kann auch online auf Internetplattformen zur Verfügung gestellt werden.
Nachteile Digitale Präsentation
  • Digitale Sponsoren-Präsentation ist mit einem Mausklick gelöscht!

Video-Präsentation

In letzter Zeit etablieren sich im Internet Erklärvideos durch, die komplexe Sachverhalte schnell erklären. Auch Sponsoring-Präsentationen lassen sich in dieser Form schön aufbereiten. Im Gegensatz zu einer gedruckten Präsentation oder einer Bildschirmpräsentation bietet eine gut gemachte Video-Präsentation dem potentiellen Sponsor maximalen Komfort und einen hohen Unterhaltungswert.

Sponsoren-Präsentation in Form eines Erklärvideos des Lion Racing-Team der TU Braunschweig:

Vorteile Video-Präsentation:

  • Schneller, kostenloser Versand.
  • Bequeme Informationsübermittlung an und für potentielle Sponsoren.
  • Einfache Auffindbarkeit im Internet (z.B. in Suchmaschinen).
  • Integration auf Websites möglich.
Nachteile Video-Präsentation
  • Know-How zur Erstellung von Videos benötigt.
  • Unter Umständen hohe Produktionskosten.
  • Nur allgemeine Inhalte möglich.
  • Video kann nicht ausgedruckt werden! Druckbare Präsentation muss zusätzlich mitgeliefert werden!
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