Sponsoring-Rechnung

In diesem Beitrag beantworte ich folgende Fragen:
  • Muss ich Sponsoren eine Rechnung ausstellen?
  • Warum benötigen Sponsoren eine Sponsoring-Rechnung?
  • Darf ich als Privatperson eine Sponsoring-Rechnung ausstellen?
  • Wann muss ich gewerbliche Sponsoring-Rechnungen ausstellen?
  • Wie organisiere ich meine Rechnungsstellung professionell?
Habt ihr einen Sponsoring-Vertrag abgeschlossen, müsst ihr dem Sponsor für eure Sponsoring-Leistung irgendwann eine Rechnung stellen. Verschiedene Sponsoring-Nehmer überraschen mich in diesem Zusammenhang regelmäßig mit der Frage, wie eine Rechnung zu stellen ist oder gar eine Spendenquittung ausgestellt werden kann. Um etwas Licht ins Dunkle zu bringen behandle ich das Thema Rechnungsstellung beim Sponsoring im folgenden Beitrag.

Spendenquittung oder Sponsoring-Rechnung?

Es gibt Sponsoring-Nehmer die denken, es sei ausreichend Sponsoren eine Spendenquittung auszustellen. Wer meinen Beitrag zur Unterscheidung von Mäzen, Spender und Sponsor aufmerksam liest weiß, dass eine Spende nichts mit Sponsoring zu tun hat. Beide Themen werden steuerrechtlich unterschiedlich behandelt. Daher ist die Eingangsfrage schnell beantwortet: Der Gesponserte darf keine Spendenquittungen für Sponsoring-Leistungen ausstellen! Davon abgesehen fängt der Sponsor mit einer einfachen Quittung nichts an.

Eine Einzelperson oder eine Organisation, die sich sponsern lässt, bewegt sich in der Geschäftswelt und muss sich an deren Regeln halten. Dies gilt auch für das Thema Sponsoring und für das Ausstellen von Sponsoring-Rechnungen. Ein Sponsor benötigt vom Gesponserten eine ordentliche Sponsoring-Rechnung, um sein Sponsoring-Invest als Werbungskosten steuerlich geltend zu machen. Diese Rechnung muss die gesetzlichen Vorgaben zu 100% erfüllen, was viele Sponsoring-Nehmer auf den ersten Blick eine große Herausforderung stellt.

Rechnungsstellung

Für das Ausstellen von Rechnungen gelten in der Geschäftswelt klare Vorgaben, die jede Einzelperson und jede Organisation (Vereine, Stiftungen, Unternehmen,…) beachten muss. Wer sich nicht an diese Vorgaben hält, bekommt früher oder später Probleme mit den Steuerbehörden.

Gemeinnützigen Organisationen wie Vereinen bereitet das Ausstellen einer Sponsoring-Rechnung keine Probleme (es sei denn sie verwechseln Sponsoring mit dem Spendenwesen). Anders verhält es sich bei Einzelpersonen wie Sportlern, Musikern oder Künstlern. Solange sie ihren Aktivitäten als Hobby oder als Amateure nachgehen und keine Sponsoring-Einnahmen generieren, ist das Thema Rechnungsstellung für sie nicht relevant. Dies ändert sich bei einer erfolgreichen Sponsoring-Anfrage oder einem Sponsoring-Angebot schnell. Plötzlich sind die von Unternehmen angeforderten Sponsoring-Rechnungen von höchster Priorität. Daher ist es klug, sich rechtzeitig mit dem Thema Rechnungsstellung zu beschäftigen.

Jedes seriös wirtschaftende Unternehmen verlangt für sein Sponsoring-Engagement eine Rechnung vom Gesponserten. Dies stellt vor allem Sponsoring-Neulinge vor folgende Fragen:

  • Darf ich eine Sponsoring-Rechnung ausstellen?
  • Wie erstelle ich eine Sponsoring-Rechnung?
  • Was muss ich bei der Rechnungsstellung beachten?

Private Rechnungsstellung

Im deutschen Steuerrecht dürfen Privatpersonen unter bestimmten Voraussetzungen Privatrechnungen ausstellen1)https://www.arbeitstipps.de/rechnung-schreiben-als-privatperson-das-gibt-es-zu-beachten.html, wenn sie privat Waren oder Dienstleistungen verkaufen. Allerdings gilt dies nur, wenn Leistungen nicht regelmäßig erbracht werden. Was „regelmäßig“ bedeutet liegt im Ermessen des zuständigen Finanzamtes.

Es ist wahrscheinlich, dass das Finanzamt regelmäßige Sponsoring-Einnahmen als selbstständige, gewerbliche Einnahme mit dem Ziel der Gewinnerzielung einstuft. Dies bestätigt ein Urteil des Bundesfinanzhofes2)http://juris.bundesfinanzhof.de/cgi-bin/rechtsprechung/document.py?Gericht=bfh&Art=pm&Datum=2018&nr=25785&linked=urt. Darin wurden die Werbeeinnahmen eines Sportlers als selbstständige, gewerbliche Einkünfte eingestuft und der Sportler zur Zahlung von Einkommens- und Gewerbeteuer verurteilt.

Meldet als Einzelperson ein Gewerbe an, wenn ihr regelmäßige Sponsoring-Einnahmen in Form von Geld-, Sach- oder Dienstleistungen habt! Das vermeidet Probleme mit den Finanzbehörden im Vorfeld.

Gewerbliche Rechnung

Wenn ihr als Einzelperson regelmäßige Sponsoring- oder Werbeeinnahmen habt, dann müsst ihr eine gewerbliche Sponsoring-Rechnung stellen. Das Ausstellen einer gewerblichen Rechnung ist bei guter Vorbereitung aber kein Problem. Allerdings müsst ihr im Vorfeld folgende Dinge erledigen:

  1. Gewerbe anmelden
  2. Buchhaltung organisieren

Gewerbeanmeldung

Als gesponserte Einzelperson müsst ihr zunächst ein Gewerbe anmelden. Jedermann hat die Freiheit hat sich gewerblich zu betätigen und eine Gewerbeanmeldung ist schnell erledigt. Sie kostet einmalig etwa 20 Euro. Alle erforderlichen Informationen zur Gewerbeanmeldung findet ihr im Behördenwegweiser des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

Mit der Anmeldung des Gewerbes seid ihr automatisch Pflichtmitglied bei der Industrie- und Handelskammer und müsst Beiträge bezahlen. Von diesen könnt ihr euch nach § 3 Absatz 3 Satz 4 des IHK-Gesetzes3)http://www.frankfurt-main.ihk.de/cgi-bin/sitestat?t=/imperia/md/content/pdf/wir_ueber_uns/IHK-Gesetz.pdf befreien lassen.

Durch die Anmeldung eines Gewerbes habt ihr nicht nur die Möglichkeit gewerbliche Einnahmen zu generieren, sondern auch anfallende Kosten geltend zu machen. Dazu muss euer Gewerbe folgende Merkmale4)https://de.wikipedia.org/wiki/Gewerbe aufweisen:

  • nach außen gerichtete Tätigkeit
  • selbständige (nicht freiberufliche) Tätigkeit
  • planmäßig auf Dauer angelegt
  • Gewinnerzielungsabsicht und
  • keine generell gegen das Gesetz oder die guten Sitten verstoßende Tätigkeit.

Buchhaltung

Mit der Gewerbeanmeldung müsst ihr euch an alle Vorgaben des Gesetzgebers zum Gewerbebetrieb halten. Dazu gehört eine ordentliche Buchhaltung, die ihr zu Beginn leicht in Eigenregie erledigen könnt. Das ist kostengünstiger als jemanden zu beauftragen und dank moderner Buchhaltungs-Software heutzutage ein Kinderspiel. Nach einer kurzen Einführung seid ihr in der Lage Buchungen zu erfassen, Sponsoring-Angebote und Sponsoring-Rechnungen zu erstellen und diese abzurechnen.

Ich selbst habe verschiedene Buchhaltungs-Programme ausprobiert und bin derzeit mit der Online-Lösung Lexoffice von Lexware sehr zufrieden. Mit Lexoffice erhaltet ihr zum kleinen Preis eine umfangreiche Buchhaltungs-Software, die euch euren Sponsoring-Alltag erleichtert.

Wer seine Buchhaltung von Beginn an sauber strukturiert, der hat später leichter bei der Steuererklärung. Moderne Buchhaltungssoftware bereitet eure Buchhaltungs-Daten so auf, dass euch die Erstellung der Steuererklärung leicht von der Hand geht. Wer seine Steuererklärung einem Steuerberater überlassen möchte, der gibt diesem elektronischen Zugriff auf die Buchhaltungsdaten und stellt ihm alle erforderlichen Dokumente zur Verfügung. Der Steuerberater erledigt den Rest.

Einzelnachweise   [ + ]

1. https://www.arbeitstipps.de/rechnung-schreiben-als-privatperson-das-gibt-es-zu-beachten.html
2. http://juris.bundesfinanzhof.de/cgi-bin/rechtsprechung/document.py?Gericht=bfh&Art=pm&Datum=2018&nr=25785&linked=urt
3. http://www.frankfurt-main.ihk.de/cgi-bin/sitestat?t=/imperia/md/content/pdf/wir_ueber_uns/IHK-Gesetz.pdf
4. https://de.wikipedia.org/wiki/Gewerbe
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