Sponsoren-Anschreiben

Nachdem ihr eine aussagekräftige Sponsoren-Präsentation erstellt habt, verfasst ihr ein Sponsoren-Anschreiben, um eure Akquise-Unterlagen zu vervollständigen. In diesem Beitrag erkläre ich wie ihr ein gutes Sponsoren-Anschreiben erstellt und worauf ihr achten müsst.

Ziel und Zweck

Eine Sponsoring-Anfrage an ein Unternehmen zu richten ist vergleichbar mit einer Bewerbung auf eine Arbeitsstelle. Nur mit dem Unterschied, dass ihr euch nicht auf eine Stelle, sondern für ein Sponsoring bewerbt. Das bedeutet, dass ihr für euer Sponsoren-Anschreiben dieselbe Sorgfalt an den Tag legen müsst, wie für ein Bewerbungs-Anschreiben. Das Sponsoren-Anschreiben ist euer Türöffner zum Bewerbungsgespräch für ein Sponsoring, dem Sponsoren-Termin. Es entscheidet maßgeblich darüber, ob ihr Interesse beim potentiellen Sponsor weckt oder nicht. Daher bereitet ihr das Sponsoren-Anschreiben mit der entsprechenden Sorgfalt vor.

Ziel des Sponsoren-Anschreibens ist es nicht direkt ein Sponsoring-Paket zu verkaufen. Das Anschreiben dient dazu, das Interesse des potentiellen Sponsors für euer Projekt zu wecken. Gelingt uns das, wird er sich die beigefügte Sponsoren-Präsentation anschauen. Macht das Sponsoren-Anschreiben einen schlechten Eindruck, landen eure Bewerbungs-Unterlagen sofort auf dem Stapel für die  Absagen oder direkt im Papierkorb. Daher lohnt es sich einiges an Zeit in die Erstellung des Sponsoren-Anschreibens zu investieren.

Anschreiben erstellen

Die Erstellung eines guten Sponsoren-Anschreibens in Eigenregie erfordert Übung, Wissen, die richtigen Sponsoring-Argumente und sprachliche Gewandtheit. Es gilt dabei einige formale, formelle und inhaltlich viele Dinge zu beachten, die ich im weiteren Verlauf detailliert beschreibe.

Formales

Um schnell ein Anschreiben zu erstellen oder anzupassen, benötigt ihr eine Muster-Vorlage für euer Sponsoren-Anschreiben. Im Idealfall erfüllt diese Muster-Vorlage alle Pflicht-Anforderungen bezüglich Format und Layout und liegt euch in einem geeigneten Textverarbeitungs-Format vor. Ich empfehle hierfür ein vorbereitetes Microsoft Word Dokument oder ähnliches.

Format

Zur Erstellung des Sponsoren-Anschreibens bietet sich ein Textverarbeitungs-Programm wie Microsoft Word an. Die meisten Sponsoring-Anfragen werdet ihr online stellen. Es kommt aber vor, dass Unternehmen die Unterlagen ausschließlich in gedruckter Form haben wollen. Darauf stellen wir uns ein und bereiten das Anschreiben in Brief-Form vor. So habt ihr maximale Flexibilität und könnt die Sponsoring-Unterlagen auf Wunsch in gedruckter Form als Standardbrief (DIN lang), Großbrief oder Maxibrief verschicken. Falls das nicht erforderlich ist, kopiert ihr den Text aus eurer Brief-Vorlage einfach in eine E-Mail.

Layout

Für das Layout eures Sponsoren-Briefes orientiert ihr euch an folgenden Vorgaben:

• DIN A4
• Hochformat
• Standard-Schriftart ohne Serifen
• Schriftgröße 11 oder 12
• Zeilenabstand 1,5 Punkt
• Umfang maximal eine Seite (200-300 Worte)
• Sauber strukturierte Absätze

Formelles

Für viele Sponsor-Suchende stellt die inhaltliche und sprachliche Gestaltung des Sponsoren-Anschreibens eine echte Herausforderung dar. Hier gilt es wichtige Dinge hinsichtlich Ansprache, Sprache und Inhalt zu beachten.

Anrede

Unsere Sponsoring-Anfrage versuchen wir direkt an den Sponsoring-Entscheider des Unternehmens zu richten. Daher vermeiden wir allgemeine Ansprachen wie Sehr geehrte Damen und Herren und sprechen den Sponsoring-Entscheider mit Namen an. Wenn möglich nennen wir das Unternehmen im Text des Anschreibens. Dadurch personalisieren wir unsere Ansprache und grenzen uns gegenüber Standard-Anschreiben ab. Das macht zwar etwas mehr Arbeit, verschafft uns aber einen Vorteil gegenüber Mitbewerbern.

Sprachstil

Mit einem Sponsoren-Anschreiben bewegen wir uns in der Unternehmenswelt. Wir sprechen unseren Ansprechpartner in der dritten Person an und vermeiden einen lockeren, umgangssprachlichen Ton. Stattdessen wählen wir einen gepflegten und professionellen Business-Sprachstil. Rechtschreibung und Grammatik sind grundsätzlich tadellos und fehlerfrei. Wer Grammatik- oder Rechtschreibfehler im Anschreiben macht, fällt in der Regel sofort durch.

Inhalt

Euer Sponsoren-Anschreiben erklärt das Sponsoring-Projekt so kurz und prägnant wie möglich. Es liefert dem potenziellen Sponsor überzeugende Argumente für ein Engagement, am besten in Form marketingrelevanter Sponsoring-Kennzahlen. Zudem gibt das Anschreiben eine groben thematischen Überblick zu eurem Leistungsangebot. Ziel des Anschreibens ist es, eine Antwort auf die Anfrage zu bekommen. Idealerweise in Form eines persönlichen Gesprächsangebotes. Daher fordern wir den Ansprechpartner am Ende zu einer Rückmeldung auf. Zuletzt enthält das Sponsoren-Anschreiben eine Grußformel mit Nennung des Ansprechpartners und dessen Funktion.

Abschnitt	Inhalt	Ziel beim Leser
1	Betreff	Vorankündigung des Themas
2	Persönliche Ansprache	Persönlichen Bezug zum Entscheider herstellen
3	Projektbeschreibung	Für Jedermann kurz und verständlich erläutern, wer sich hinter dem Projekt verbirgt und was die Aufgabe ist
4	Argumente & Kennzahlen	Mithilfe beeindruckender Sponsoring-Kennzahlen und überzeugenden Argumenten Interesse für ein Sponsoring wecken
5	Leistungsüberblick	Einen groben thematischen Überblick über unser Leistungsangebot geben und Leser inhaltlich abholen
6	Gesprächsangebot	Rückmeldung oder persönlichen Gesprächstermin bekommen
7	Grußformel	Nennung des Ansprechpartners und seiner Funktion

Brief oder E-Mail?

Zwischenzeitlich ist es üblich, dass Unternehmen Sponsoring-Anfragen hauptsächlich per E-Mail entgegennehmen. Da beide Fälle eintreten können haben wir beide Varianten griffbereit. Inhaltlich unterscheidet sich die Anfrage per E-Mail nicht von der eines Briefes. Bei der E-Mail entfallen lediglich einige formale Dinge, die ich in der folgenden Übersicht darstelle:

Element	Brief	E-Mail
Kopfzeile mit Logo	ja	optional
Absender-Informationen	ja	ordentlicher E-Mail Name
Empfänger-Informationen	ja	nicht notwendig
Datum	ja	nicht notwendig
Signatur	persönliche Unterschrift	professionelle E-Mail Signatur

Muster Sponsoren-Anschreiben

Um euch ein Orientierungsbeispiel für ein fertiges Sponsoren-Anschreiben zu geben, anbei das von mir erstellte Anschreiben für den SSV Reutlingen 1905 Fußball e.V.