Sponsoren-Anschreiben

In diesem Beitrag beantworte ich folgende Fragen:
  • Wozu benötige ich ein Sponsoren-Anschreiben?
  • Wie erstelle ich ein Sponsoren-Anschreiben?
  • Wie kann ein Muster-Anschreiben für Sponsoren aussehen?
Nachdem ihr eine aussagekräftige Sponsoren-Präsentation erstellt habt, verfasst ihr ein Sponsoren-Anschreiben, um eure Akquise-Unterlagen zu vervollständigen. In diesem Beitrag erkläre ich wie ihr ein gutes Sponsoren-Anschreiben erstellt und worauf ihr achten müsst.

Ziel & Zweck

Eine Sponsoring-Anfrage an ein Unternehmen zu richten ist vergleichbar mit einer Bewerbung auf eine Arbeitsstelle. Nur mit dem Unterschied, dass ihr euch nicht auf eine Stelle, sondern für ein Sponsoring bewerbt. Das bedeutet, dass ihr für euer Sponsoren-Anschreiben dieselbe Sorgfalt an den Tag legen müsst, wie für ein Bewerbungs-Anschreiben. Das Sponsoren-Anschreiben ist euer Türöffner zum Bewerbungsgespräch für ein Sponsoring, dem Sponsoren-Termin. Es entscheidet maßgeblich darüber, ob ihr Interesse beim potentiellen Sponsor weckt oder nicht. Daher bereitet ihr das Sponsoren-Anschreiben mit der entsprechenden Sorgfalt vor.

Ziel des Sponsoren-Anschreibens ist es nicht direkt ein Sponsoring-Paket zu verkaufen. Das Anschreiben dient dazu, das Interesse des potentiellen Sponsors für euer Projekt zu wecken. Gelingt uns das, wird er sich die beigefügte Sponsoren-Präsentation anschauen. Macht das Sponsoren-Anschreiben einen schlechten Eindruck, landen eure Bewerbungs-Unterlagen sofort auf dem Stapel für die  Absagen oder direkt im Papierkorb. Daher lohnt es sich einiges an Zeit in die Erstellung des Sponsoren-Anschreibens zu investieren.

Anschreiben erstellen

Die Erstellung eines guten Sponsoren-Anschreibens in Eigenregie erfordert Übung, Wissen, die richtigen Sponsoring-Argumente und sprachliche Gewandtheit. Es gilt dabei einige formale, formelle und inhaltlich viele Dinge zu beachten, die ich im weiteren Verlauf detailliert beschreibe.

Wenn ihr euch die komplexe Erstellung eines überzeugenden Sponsoren-Anschreibens nicht zutraut, erstelle ich gerne ein Sponsoren-Anschreiben für euer Projekt.

 Erstellung Sponsoren-Anschreiben anfordern

Formales

Um schnell ein Anschreiben zu erstellen oder anzupassen, benötigt ihr eine Muster-Vorlage für euer Sponsoren-Anschreiben. Im Idealfall erfüllt diese Muster-Vorlage alle Pflicht-Anforderungen bezüglich Format und Layout und liegt euch in einem geeigneten Textverarbeitungs-Format vor. Ich empfehle hierfür ein vorbereitetes Microsoft Word Dokument oder ähnliches.

Wenn ihr euch die aufwändige Arbeit zur Vorbereitung einer Muster-Vorlage sparen und direkt mit der Formulierung des Anschreibens beginnen möchtet, bekommt ihr diese von mir.

 Muster-Vorlage Sponsoren-Anschreiben bestellen

Format

Zur Erstellung des Sponsoren-Anschreibens bietet sich ein Textverarbeitungs-Programm wie Microsoft Word an. Die meisten Sponsoring-Anfragen werdet ihr online stellen. Es kommt aber vor, dass Unternehmen die Unterlagen ausschließlich in gedruckter Form haben wollen. Darauf stellen wir uns ein und bereiten das Anschreiben in Brief-Form vor. So habt ihr maximale Flexibilität und könnt die Sponsoring-Unterlagen auf Wunsch in gedruckter Form als Standardbrief (DIN lang), Großbrief oder Maxibrief verschicken. Falls das nicht erforderlich ist, kopiert ihr den Text aus eurer Brief-Vorlage einfach in eine E-Mail.

Layout

Für das Layout eures Sponsoren-Briefes orientiert ihr euch an folgenden Vorgaben:

  • DIN A4
  • Hochformat
  • Standard-Schriftart ohne Serifen
  • Schriftgröße 11 oder 12
  • Zeilenabstand 1,5 Punkt
  • Umfang maximal eine Seite (200-300 Worte)
  • Sauber strukturierte Absätze

Haltet diese Layout-Vorgaben unbedingt ein. Geht davon aus, dass die meisten Empfänger das nur überfliegen und den Inhalt schnell erfassen wollen. Das ist bei einem schlecht strukturierten Anschreiben und endlos langen Textwüsten nicht der Fall und mindert eure Sponsoring-Chancen enorm!

Formelles

Für viele Sponsor-Suchende stellt die inhaltliche und sprachliche Gestaltung des Sponsoren-Anschreibens eine echte Herausforderung dar. Hier gilt es wichtige Dinge hinsichtlich Ansprache, Sprache und Inhalt zu beachten. Anbei eine Übersicht, welche Inhalte euer Sponsoren-Brief oder ein Sponsoren-Anschreiben per E-Mail haben muss.

ElementBriefE-Mail
Kopfzeile mit Logojaoptional
Absender-Informationenjaordentlicher E-Mail Name
Empfänger-Informationenjanicht notwendig
aussagekräftiger Betreffjaja
Datumjanicht notwendig
persönliche Anrede mit Namenjaja
Überzeugender Textjaja
Grußformeljaja
Signaturpersönliche Unterschriftprofessionelle E-Mail Signatur

In der Praxis erlebe ich regelmäßig, dass Sponsor-Suchende ihre Anschreiben ohne E-Mail Signatur und Kontaktdaten verschicken. Ein absolutes No-Go! Es verhindert nicht nur die Möglichkeit einer telefonischen Rückmeldung, sondern brandmarkt euch sofort als unprofessionell. Eure Sponsoring-Chancen sinken dadurch beträchtlich.

Ansprache

Unsere Sponsoring-Anfrage versuchen wir direkt an den Sponsoring-Entscheider des Unternehmens zu richten. Daher vermeiden wir allgemeine Ansprachen wie Sehr geehrte Damen und Herren auf jeden Fall. Wir sprechen den Sponsoring-Entscheider grundsätzlich mit vollem Namen. Außerdem nennen wir das Unternehmen im Text des Anschreibens. Dadurch personalisieren wir unsere Ansprache, grenzen uns gegenüber 0815 Standard-Anschreiben ab und verschaffen uns einen Vorteil gegenüber unseren Mitbewerbern.

Sprache

Mit einem Sponsoren-Anschreiben bewegen wir uns in der Unternehmenswelt. Wir siezen unseren Ansprechpartner, vermeiden einen lockeren, umgangssprachlichen Ton. Stattdessen wählen wir einen gepflegten und professionellen Business-Sprachstil. Rechtschreibung und Grammatik sind grundsätzlich tadellos und fehlerfrei. Wer Grammatik- oder Rechtschreibfehler im Anschreiben macht, fällt in der Regel sofort durch.

Inhalt

Euer Sponsoren-Anschreiben muss inhaltlich überzeugen und dem potentiellen Sponsor Argumente, am besten in Form marketingrelevanter Sponsoring-Kennzahlen liefern. Ohne überzeugende Sponsoring-Argumente kein Sponsoring!

Für den inhaltlichen Aufbau eines Sponsoren-Anschreibens hat sich in der Praxis folgender inhaltlicher Aufbau bewährt:

  1. Informationen zum Projekt
  2. Lieferung überzeugender Sponsoring-Argumente
  3. Vorschläge zu Kooperations-Ansätzen

Wenn ihr euer Sponsoren-Anschreiben erstellt habt, werfe ich gerne einen Blick darauf und gebe euch ein kurzes Feedback dazu.

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Muster Sponsoren-Anschreiben

Um euch ein Orientierungsbeispiel für ein Sponsoren-Anschreiben zu geben, stelle ich euch hier ein exemplarisches Muster Sponsoren-Anschreiben zur Verfügung. Als Grundlage für die Erstellung des Anschreibens diente mir die imaginäre Sponsoren-Präsentation des FC Musterstadt.

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