Sponsoren anschreiben

Ein Sponsorenanschreiben ist der Einstieg in die Sponsorenakquise und funktioniert nur dann gut, wenn es auf klaren inhaltlichen Überlegungen basiert. Dieser Beitrag zeigt, wie Sponsoren professionell angesprochen werden und wie ein Anschreiben Schritt für Schritt entsteht.

Ziel und Zweck

Eine Sponsorenanfrage verfolgt ein klares Ziel: Interesse wecken und den Einstieg in einen Dialog ermöglichen.
Sie ist kein Angebot, kein Sponsoringkonzept und keine detaillierte Leistungsbeschreibung.

Die erste Ansprache soll dem potenziellen Partner in kurzer Form vermitteln,

• wer anfragt,
• warum genau dieses Unternehmen angesprochen wird,
• und weshalb ein weiterer Austausch sinnvoll sein könnte.

Das Anschreiben ist damit der Einstieg in die Kommunikation – nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Erstellung eines Sponsorenanschreibens

Bevor ein Anschreiben formuliert wird, steht die Vorbereitung. Eine erfolgreiche Kontaktaufnahme beginnt nicht mit dem Schreiben selbst, sondern mit der bewussten Auswahl des Unternehmens.

Vorab sollte klar sein,

• welches Unternehmen angesprochen wird,
• warum dieses Unternehmen grundsätzlich als Partner infrage kommt,
• und welches konkrete Ziel mit der Anfrage verfolgt wird.

Wichtig ist dabei:
Ein Sponsorenanschreiben kann seine Wirkung nur entfalten, wenn im Hintergrund ein schlüssiges Gesamtsponsoringkonzept vorhanden ist. Das Anschreiben eröffnet den Kontakt – die inhaltliche Substanz zeigt sich erst im weiteren Verlauf.

Formales

Sponsorenanfragen werden heute überwiegend digital gelesen. Entsprechend wichtig ist eine klare, übersichtliche Struktur.

Der Text sollte gut lesbar sein, kurze Absätze enthalten und ohne lange Einleitungen auskommen. Der Leser muss innerhalb weniger Sekunden erkennen können, worum es geht und weshalb die Anfrage für ihn relevant sein könnte.

Formelles

Eine Sponsorenanfrage sollte immer an einen konkreten Ansprechpartner gerichtet sein. Eine persönliche Anrede zeigt Vorbereitung und Wertschätzung.

Der Sprachstil sollte professionell, sachlich und respektvoll sein, ohne unnötig formell zu wirken. Ziel ist kein Bewerbungsanschreiben, sondern der Einstieg in einen Dialog auf Augenhöhe. Rechtschreibung und Grammatik müssen selbstverständlich fehlerfrei sein.

Inhalt

Inhaltlich folgt eine Sponsorenanfrage einer klaren Logik. Aus Sicht des Empfängers sollten folgende Fragen beantwortet werden:

• Wer nimmt Kontakt auf?
• Warum werde ich angesprochen?
• Worum geht es konkret?
• Welchen Mehrwert könnte eine Zusammenarbeit haben?
• Was ist der nächste Schritt?

Bewährt hat sich ein Aufbau mit einem kurzen persönlichen Einstieg, einer knappen Vorstellung des Projekts oder Vereins, einer nachvollziehbaren Begründung der Ansprache und einer klaren Einladung zur Rückmeldung oder zu einem Gespräch.

Das Anschreiben soll neugierig machen – nicht alle Details vorwegnehmen.

Brief oder E-Mail?

In der Praxis erfolgt die Kontaktaufnahme mit Sponsoren heute fast ausschließlich per E-Mail. Ein klassischer Brief ist sowohl für den Absender als auch für den Empfänger häufig umständlich, auch wenn er im Einzelfall mehr Aufmerksamkeit erzeugen kann.

E-Mails lassen sich schneller bearbeiten, intern weiterleiten und archivieren. Zudem erwarten viele Unternehmen Sponsoringanfragen inzwischen ausdrücklich auf digitalem Weg.

Entscheidend ist nicht das Medium, sondern die Relevanz des Inhalts und die Qualität der Ansprache.

Praxis: Sponsoren Schritt für Schritt kontaktieren

Nachdem Ziel, Aufbau und formale Anforderungen geklärt sind, folgt nun der praktische Teil. Die folgenden Schritte zeigen, wie eine Sponsorenanfrage konkret erstellt werden kann.

Schritt 1: Ziel festlegen

Lege fest, was die Anfrage erreichen soll. Typische Ziele sind eine kurze Rückmeldung, die Benennung des richtigen Ansprechpartners oder ein Gesprächstermin.

Schritt 2: Unternehmen bewusst auswählen

Halte in Stichpunkten fest, warum genau dieses Unternehmen angesprochen wird. Das können regionale Nähe, thematische Überschneidungen, ähnliche Zielgruppen oder gemeinsame Werte sein.

Schritt 3: Inhalte vorbereiten

Für die erste Kontaktaufnahme reichen wenige Informationen:

• Unternehmensname und Ansprechpartner
• Projekt oder Verein in ein bis zwei Sätzen
• ein oder zwei Argumente für eine mögliche Zusammenarbeit
• gewünschter nächster Schritt

Schritt 4: Text formulieren – mit oder ohne KI-Unterstützung

Jetzt wird der Text formuliert. Das kann klassisch manuell erfolgen oder mit Unterstützung von KI-Tools wie ChatGPT.

In der Praxis hat sich folgende Vorgehensweise bewährt:

• Stichpunkte werden getippt oder per Spracheingabe erfasst.
• Gesprochene Inhalte lassen sich oft schneller und natürlicher formulieren.
• Ein KI-Tool strukturiert diese Inhalte zu einem ersten Entwurf.

KI unterstützt dabei die Formulierung, nicht die Strategie. Auswahl des Unternehmens, Argumentation und Zielsetzung müssen vorher feststehen.

Beispiel-Prompt für die Erstellung eines Sponsorenanschreibens:

„Formuliere ein kurzes, professionelles Sponsorenanschreiben auf Basis der folgenden Informationen.
Ziel der Anfrage ist eine Rückmeldung bzw. ein kurzer Gesprächstermin.

Projekt/Verein: [kurze Beschreibung in 1–2 Sätzen]
Angesprochenes Unternehmen: [Name]
Begründung der Ansprache: [2–3 Stichpunkte]
Zielgruppe des Projekts/Vereins: [kurz]

Tonalität: sachlich, professionell, nicht werblich.
Keine Floskeln, keine Übertreibungen.
Fokus auf Relevanz und eine klare Einladung zum Austausch.“

Der erzeugte Text dient als Arbeitsgrundlage und sollte anschließend individuell geprüft und angepasst werden.

Schritt 5: Text prüfen und schärfen

Prüfe, ob der Einstieg wirklich zum Unternehmen passt, ob der Nutzen klar formuliert ist und ob der nächste Schritt eindeutig benannt wird.

Schritt 6: Betreff formulieren

Der Betreff sollte klar und verständlich sein, etwa „Sponsoringanfrage: [Projekt/Verein]“ oder „Kurze Anfrage zum Thema Sponsoring“.

Schritt 7: Versand und Nachfassen

Nach dem Versand sollte ein freundliches Nachfassen eingeplant werden. Viele Gespräche entstehen nicht durch die erste Nachricht, sondern durch eine sachliche Erinnerung.

Fazit

Ein Sponsorenanschreiben ist der Einstieg in eine mögliche Zusammenarbeit. Es funktioniert dann gut, wenn es klar, relevant und individuell formuliert ist.

Wer strukturiert vorgeht und moderne Hilfsmittel wie KI oder Spracheingabe sinnvoll nutzt, kann Sponsorenanfragen effizient erstellen. Entscheidend bleibt jedoch immer die Qualität der Vorbereitung und der anschließende persönliche Austausch.