Sponsoren-Datenbank

In diesem Beitrag beantworte ich folgende Fragen:
  • Was ist eine Sponsoren-Datenbank?
  • Wozu brauche ich eine Sponsoren-Datenbank?
  • Was ist ein CRM-System?
  • Welche Informationen erfasse ich wozu in meinem CRM-System?
  • Wie nutzt mir ein CRM-System für die Erfolgskontrolle bei meiner Sponsoren-Akquise?
Eine gut strukturierte Sponsoren-Datenbank ist das Herzstück jeder professionell durchgeführten Sponsoren-Akquise. Lest in diesem Beitrag wie man eine Sponsoren-Datenbank erstellt, pflegt, damit arbeitet und welche Tools dafür zur Verfügung stehen.

Sponsoren-Datenbank

Vor allem bei der Sponsoren-Ansprache in Form einer Kalt-Akquise werdet ihr viel Zeit damit verbringen, mit Sponsoren zu kommunizieren. Hierbei fällt jede Menge Informations- und Datenmaterial an (Kontaktdaten, Telefonnummern, E-Mail Adressen und Gesprächsinformationen). Diese Informationen und Daten sind für eure Akquise von unschätzbarem Wert. Daher solltet ihr diese gut strukturieren, organisieren und archivieren. Dabei hilft euch eine Sponsoren-Datenbank, das wichtigstes Arbeits-Tool und Herzstück jeder Sponsoren-Akquise.

In einer Sponsoren-Datenbank erfassen wir alle Daten und Informationen bestehender, ehemaliger und potentieller Sponsoren. Dazu gehören:

  • Allgemeine Unternehmensdaten (Anschrift, E-Mail Adressen, Telefon- und Faxnummern, Website, sonstige Unternehmens-Infos).
  • Kontaktdaten wichtiger Ansprechpartner.
  • Wichtige Unternehmens-Infos (Mitarbeiterzahl, Umsatz, …).
  • Kommunikations-Historie (E-Mails, Gesprächsprotokolle,…).
  • Verlaufshistorie der Akquise.

Mit einer gut gepflegten Sponsoren-Datenbank behaltet ihr im Team einen perfekten Überblick über den aktuellen Status eurer Sponsoring-Kontakte. Außerdem hilft die Auswertung des gesammelten Datenmaterials später die Akquise zu kontrollieren und zu optimieren.

Auch wenn das Thema Sponsoren-Datenbank vor allem anfangs viel Arbeit bedeutet, nehm es ernst! Um einen Sponsor zu gewinnen müsst ihr dutzende Telefonate führen und zig Sponsoring-Informationen verschicken. Mit steigender Zahl der Sponsoring-Kontakte verliert ihr schnell den Überblick. Und das müsst ihr um jeden Preis verhindern. So sichert ihr dauerhaft eine hohe Arbeitseffizienz für alle Beteiligten.

Viele Sponsor-Suchenden nutzen Akquise-Listen in Form von Tabellenkalkulationen. Nehmt Abstand davon. Tabellenkalkulationen eignen sich nicht als Sponsoren-Datenbank, da sie schnell unübersichtlich werden. Setzt bei eurer Sponsoren-Akquise stattdessen auf professionelle, internet-basierten Datenbank-Systeme, sogenannten CRM-Systeme (CRM = Customer-Relationship-Management). Diese Systeme helfen euch die Sponsoren-Datenpank perfekt zu strukturieren und ermöglichen euch eine effiziente und effektive Akquise.

CRM-System

CRM-Systeme sind speziell für Marketing- und Vertriebszwecke entwickelte Software-Programme. Mit ihnen werden Kunden- und Akquise-Daten (Kontaktdaten, Termine, Gesprächs-Informationen, …) strukturiert erfasst, dokumentiert und ausgewertet.

CRM-Systeme waren ursprünglich plattform-abhängig und nur von bestimmten Computer-Arbeitsplätzen aus zu bedienen. Heutzutage sind diese Systeme überwiegend cloudbasiert und ermöglichen euch die Akquise von jedem Computer mit Internetzugang durchzuführen. Der Einsatz dieser modernen Systeme hat unschlagbare Vorteile gegenüber der Akquise-Liste in Form einer Tabellenkalkulation oder eines plattform-abhängigen CRM-Systems. Diese sind:

  • Plattformunabhängig: Zugriff an jedem Arbeitsplatz mit Internetzugang.
  • Arbeitsteilung: Gleichzeitige Nutzung durch mehrere Nutzer gleichzeitig möglich.
  • Wissens-Datenbank: Dokumentation und Archivierung von  Kontaktdaten, Gesprächsnotizen, E-Mails und Dokumenten.
  • Controlling: Kontrolle der Akquise-Aktivitäten auf einen Blick.
  • Kostenersparnis: Einsparung von  Zeit- und Personalressourcen durch Verbesserung der Akquise-Prozesse, verbesserte Abstimmungs-Prozesse, Arbeitsteilung, Informationsbeschaffung, Controlling, …

Bevor ihr ein CRM-System zur Sponsoren-Akquise einsetzt, muss allen Beteiligten folgendes klar sein: Eine Datenbank ist so gut wie die Daten, die ihr eingepflegt. Das professionellste CRM-System bringt nichts, ohne einen absolut sauberen Datenbestand. Wer nicht Willens oder in der Lage ist seinen Datenbestand ordentlich zu pflegen, der braucht kein CRM-System, profitiert aber auch nicht von dessen Vorteilen.

Der praktische Umgang mit einem CRM System ist nicht schwierig und schnell erlernbar. Wer die Pflege eines CRM-Systems in der Praxis ausprobieren möchte, der kann dies mit dem kostenlosen CRM-System von Hubspot testen. Hierzu müsst ihr euch unter www.hubspot.com registrieren. Wie ihr mit einem CRM-System umgeht erläutere ich im weiteren Verlauf am Beispiel das CRM-Systems von Hubspot.

Datenpflege

Um ein CRM-System sinnvoll zu nutzen, müsst ihr es mit Daten und Informationen befüllen. Dabei sind folgende Schritte notwendig:

  1. Unternehmen anlegen
  2. Kontakt(e) anlegen
  3. Kommunikation protokollieren
  4. Angebote/Aufträge erfassen

Unternehmen anlegen

Im ersten Schritt legt ihr in eurer Sponsoren-Datenbank das Unternehmen an, welches ihr als Sponsor gewinnen möchtet. Hierbei sammelt ihr alle verfügbaren Unternehmens-Daten und hinterlegt sie in eurem CRM-System. Wichtige Unternehmens-Daten sind:

  • Unternehmensname
  • Branche
  • Anschrift
  • Internetadresse
  • Telefonnummer
  • Unternehmens-Beschreibung

Kontakte anlegen

Jedes Unternehmen, das ihr ansprechen wollt, hat einen für Sponsoring verantwortlichen Ansprechpartner. Diesen müsst ihr ausfindig machen und ebenfalls im CRM-System anlegen. Dabei versucht ihr folgende Kontakt-Informationen des Sponsoring-Ansprechpartners zu bekommen:

  • Vorname
  • Name
  • E-Mail Adresse
  • Telefonnummer
  • Rolle (z.B. Entscheider, Mitarbeiter, etc.)
  • Job Bezeichnung

Manche Unternehmen, veröffentlichen die Kontaktdaten des für Sponsoring verantwortlichen Mitarbeiters auf ihren Internetseiten. Ist dies nicht der Fall, müsst ihr die Kontaktdaten durch einen Anruf auf der zentralen Rufnummer des Unternehmens erfragen.

Anschließend verknüpfen wir die Mitarbeiter mit dem dazugehörigen Unternehmen im CRM-System. So haben wir immer einen Überblick darüber hat, welcher Mitarbeiter zu welchem Unternehmen gehört und was er dort macht.

Kommunikation protokollieren

Bei einer engagierten Akquise findet jede Menge Kommunikation per Telefon und E-Mail statt. Diese Kommunikationsdaten haltet ihr im CRM-System fest und rundet damit die Datenerfassung ab.Die Kommunikationsdaten sind sehr wertvoll. Jeder autorisierte Benutzer erhält einen sofortigen Einblick über den aktuellen Akquise-Stand und die Kommunikations-Historie. Das ermöglicht eine gute Arbeitsteilung im Akquise-Team. Folgende Kommunikationsdaten sind besonders interessant:

  • (Gesprächs-) Notizen
  • E-Mails
  • Telefon-Protokolle
  • Aufgaben
  • Termine
Auftragsinformationen Sponsoren-Akquise CRM System
Beispiel für die Dokumentation der Auftrags-Kommunikation im Rahmen einer Sponsoren-Akquise mit dem Hubspot CRM-System.

 

Primäres Ziel eurer Kommunikation mit potentiellen Sponsoren ist ein Sponsoren-Termin, also ein Gesprächs-Termin mit dem Sponsoring-Verantwortlichen des Unternehmens. Bei diesem Termin stellt ihr euer Sponsoring-Projekt näher vor.

Eine erfolgreiche Sponsoren-Akquise setzt viel Kommunikation mit potentiellen Sponsoren voraus. Je mehr Sponsoring-Ansprechpartner ihr persönlich kontaktiert, desto häufiger werdet ihr Gesprächstermine mit potentiellen Sponsoren haben.

Angebote/Aufträge erfassen

Nach einem erfolgreich verlaufenen Sponsoren-Termin wird der potentielle Sponsor ein Sponsoring-Angebot bei euch anfordern. Sobald ihr das Angebot fertig gestellt habt und wisst, welchen finanziellen Wert das Angebot habt, hinterlegt ihr diese Information als sogenannten Deal oder Opportunity ebenfalls im CRM-System an. Hierbei erfasst ihr folgende Daten:

  • Auftragsbezeichnung
  • Auftrags-Quelle (z.B. Telefonakquise, E-Mailing, etc.)
  • Auftragsvolumen (= Sponsoring-Betrag)
  • Auftragsstatus (und Abschlusswahrscheinlichkeit)
  • Geplanter Abschluss-Termin

Jeden Auftrag verknüpft ihr im CRM-System mit dem dazugehörigen Unternehmen und den beteiligten Mitarbeitern.

Habt ihr alle Daten eingepflegt, liefert euch das CRM-System eine wunderbare Auftrags-Übersicht. Damit habt ihr immer einen perfekten Überblick über alle platzierten Angebote und den jeweiligen Angebots-Status.

Sponsoring-Deal Übersicht CRM System
Übersicht angelegter Sponsoring-Deals mit Deal-Name, Unternehmensverknüpfung, Sponsoringbetrag, Auftrags-Status und Abschlusstermin im Hubsport CRM.

Controlling

Euer CRM-System ist ein Kontrollsystem für die Verkaufs-Aktivitäten bietet entsprechenden Auswertungs-Möglichkeiten. Eine saubere Datenpflege vorausgesetzt beantwortet euch das CRM-System folgende Fragen auf einen Blick:

  • Wie aktiv sind die Vertriebsmitarbeiter?
    • Tätigt er genügend Anrufe?
    • Generiert er genügend neue Sponsoring-Kontakte?
    • Verschickt er ausreichend viele Sponsoring-Informationen?
    • Vereinbart er genügend Gesprächstermine?
    • Wie viele Sponsoring-Deals schließt er ab?
  • Wie hoch ist das Einnahmepotential aus?
    • Welche Einnahmen wurden bereits generiert?
    • Mit welchen Einnahmen ist in naher Zukunft zu rechnen?
Auswertung Vertrieb-Aktivität CRM-System
Auswertung der Vertriebsaktivität bei einer Sponsoren-Akquise mit Hilfe des Hubspot CRM Systems.

 

Durch die ordentliche und kontinuierliche Datenpflege, bekommt ihr im Zeitverlauf eurer Akquise ein Gefühl, welchen Arbeitsaufwand ihr für einen erfolgreichen Abschluss betreiben müsst. Durch die Analyse der Kontaktquantität (Anzahl Kontakte, Anzahl Telefonate, Anzahl Termine) könnt ihr abschätzen, wie hoch die zu erwartenden Sponsoring-Einnahmen sind. Dies lässt sich schön mit einem Akquise-Trichters oder der Akquise-Pipeline visualisieren.

Conversion-Trichter Sponsoren-Datenbank
Visualisierung eines Conversion-Trichters bei der Sponsoren-Akquise. Je mehr Kontakte man in der Sponsoren-Datenbank erfasst, abtelefoniert und terminiert, desto größer die Chance Verträge abzuschließen und Sponsoren zu gewinnen.

 

Wollt ihr eine effiziente und effektive Sponsoren-Akquise betreiben, werdet ihr auf den Einsatz eines professionellen CRM-Systems nicht verzichten.

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