Pressemitteilung – Öffentlichkeitsarbeit im Sport

Eine Währung, mit der beim Sponsoring bezahlt wird ist Reichweite und professionell arbeitende Marketingabteilungen in Unternehmen werden ein Sponsoring-Angebot darauf hin prüfen. Wer keine Reichweite nachweisen kann wird in der Regel durch das Raster fallen und eine Absage erhalten. Wie aber generiert man Medienreichweite. Ein klassisches Instrument, um seine Reichweite zu steigern ist Öffentlichkeitsarbeit in Form von Pressemitteilungen.

Pressemitteilung im Sport

Eine Sport-Pressemitteilung ist eine Information von und über Sportler, Vereine oder Sport-Unternehmen für Journalisten. Ziel der Pressemitteilung ist es, die Aufmerksamkeit einer Redaktion oder eines Redakteurs auf ein bestimmtes Thema zu lenken, so dass diese das Thema redaktionell aufgreifen und darüber berichten. Durch die redaktionelle Berichterstattung in den Massenmedien (Print, Hörfunk, TV, Online) wird eine breite Öffentlichkeitsarbeit über das Thema informiert und man generiert dadurch Medienreichweite.

Die Medienreichweite kann sich auf zwei Arten positiv auf den Versender der Pressemitteilung auswirken. Zum einen informiert er über sich selbst, zum anderen hat er durch eine geschickte Sponsoren-Integration die Chance, die generierte Medienreichweite seinen Partnern und Sponsoren als Sponsoring-Leistung anzubieten.

Presseverteiler

Bevor eine Pressemitteilung verschickt wird, ist eine Reihe an wichtigen Vorbereitungen zu treffen. Bevor es ans schreiben geht benötigt man einen guten Presseverteiler. Die Meldung soll schließlich bei den richtigen Redakteuren landen und nicht in den E-Mail Postfächern irgendwelcher Redaktionen unter gehen. Hierbei ist es sehr hilfreich, wenn man sich folgende Fragen stellt und beantwortet:

1. Für welche Medien sind meine Themen interessant (Lokalmedien, Regionale Medien, Nationale Medien, Internationale Medien, Fachmedien, etc.)?
2. Wer ist der richtige Ansprechpartner bei den von mir ausgewählten Medien?

Die erste Frage lässt sich relativ einfach beantworten. Wenn man sich das eigene Einzugsgebiet vor Augen führt und darüber nachdenkt welche Medien wohl am wahrscheinlichsten berichten werden, dann hat man die Lösung relativ schnell vorliegen. Um die zweite Frage zu beantworten, nimmt man am besten den Telefonhörer in die Hand, ruft die ausgewählten Medien an und fragt, an wen man die eigenen Sport-Pressemitteilungen schicken darf.

Versand der Pressemitteilung

Aus verschiednen Gründen rate ich dazu eine Pressemitteilung oder die Informationen dazu immer per E-Mail zu verschicken. Beim Versand per Fax muss die Pressemitteilung zwar auf jeden Fall in die Hand genommen werden, aber zum einen produziert man damit haufenweise Papierabfall und zum anderen muss der Redakteur die Meldung später von Hand abtippen. Ihr könnt euch sicher vorstellen, wie beliebt man sich damit macht.

Es gibt viele verschiedene Arten eine Pressemitteilung per E-Mail zu verschicken, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Dies soll hier aber nicht ds Thema sein. Daher gehe ich darauf in einem meiner folgenden Beiträge ein.

Pressemitteilung gestalten

Bevor ihr nun anfangt wild drauf los zu schreiben, solltet ihr euch zunächst einmal mit ein paar Regeln zur Verfassung von Pressemitteilungen vertraut machen. Sonst kann das Ganze schnell nach hinten los gehen. Wie also geht man bei der Verfassung einer Pressemitteilung im Sport vor?

Macht euch zunächst einmal klar, für wen ihr die Pressemitteilung schreibt. Es geht bei der Pressemitteilung zwar inhaltlich um euch, aber die alles entscheidende Hauptperson ist der angeschriebene Redakteur. Und nach dessen Wünschen und Bedürfnissen habt ihr euch zu richten! Wenn ihr ihn nicht zufrieden stellt, dann wird eure Pressemitteilung nicht veröffentlicht. So einfach ist das.

Struktur

Auch ein Redakteur geht gern den Weg des geringsten Widerstandes und je stärker ihr ihn bei seiner Arbeit unterstützt, desto eher wird er bereit sein eure Pressemitteilung zu bearbeiten. Wenn ihr also dafür sorgt, dass eure Pressemitteilung eine klare Struktur aufweist, leicht zu lesen ist und die Inhalte schnell zu erfassen sind, desto leichter und schneller hat der Redakteur seine Arbeit erledigt.

Wenn ihr euch jetzt nicht vorstellen könnt wie so eine gut strukturierte Pressemitteilung aussieht, dann habe ich etwas für euch: Auf der Website von Microsoft könnt ihr euch kostenlose Word-Designvorlagen für Pressemitteilungen herunterladen. Sie sind nützliche Helfer um Pressemitteilungen strukturiert zu verfassen.

Inhalt

Eure Pressemitteilung wird dann am wahrscheinlichsten redaktionell verwertet, wenn sie für die späteren Leser interessante Informationen bereit hält. Habt ihr keinen interessanten Inhalt zu bieten, dann spart euch die Mühe eine Pressemitteilung zu erstellen und zu verschicken. Wer das E-Mail Postfach von Redakteuren mit belanglosem Bla-Bla oder gar Werbung zumüllt, der wird schnell im SPAM-Filter landen und zukünftig gar keine Chance mehr bekommen in der redaktionellen Berichterstattung aufzutauchen. Daher gilt:

• Content is king! Wir verschicken Pressemitteilungen nur, wenn wir wirklich interessante Informationen liefern können.
• Werbung ist verboten! Wir verschicken niemals Pressemitteilungen mit werblichen Inhalten!

Geeignete Inhalte für eine Sport-Pressemitteilung:

• sportlicher Bereich (z.B. Teilnahme an Sport-Events, sportliche Erfolge, etc.)
• wirtschaftlicher Bereich (Sponsoring-Partnerschaften, Geschäftsberichte, etc.)
• Personal (Veränderungen im Bereich Personal, Vereinswechsel, Verletzungen, etc.)
• Soziales (Soziales Engagement, etc.)
• Termine und Events
• etc.

Überschrift

Die Betreffzeile bzw. die Überschrift eurer Pressemitteilung muss den Redakteur neugierig machen. Sie entscheidet darüber, ob eure Mitteilung gelesen wird, oder direkt im Papierkorb landet. Es lohnt sich also Zeit in die Formulierung der Überschrift zu investieren. Macht bereits in der Überschrift deutlich, dass es sich bei der Meldung um eine Pressemitteilung handelt. Länge der Überschrift bzw. des Betreffs: Möglichst nicht mehr als 65 Zeichen.

Schreibstil

Bei einer Pressemitteilung geht es darum aktuelle Information in komprimierter Form zu vermitteln. Für das Verfassen von Pressemitteilungen gelten folgende Regeln:

• Keine Vergangenheitsformen verwenden
• In der dritten Person schreiben
• Fachbegriffe erklären
• Abkürzungen vermeiden
• Füllwörter weglassen
• Passive Formulierungen vermeiden
• Verben statt Substantive verwenden
• Rechtschreibung und Grammatik beachten

Wer sich das alles jetzt nicht merken kann oder will, für den habe ich einen nützlichen kleinen Helfer. Fast alle der soeben aufgeführten Regeln können automatisch beachtet werden, wenn man bei der Verfassung des Pressetextes das kostenlose Textanalyse-Tool von WORTLIGA verwendet. Das Tool analysiert den Text automatisch und macht anschließend Vorschläge zur Optimierung.

Einführungstext

Nach der Überschrift gebt ihr dem Redakteur einen kurzen Ausblick darüber, was ihn in der Pressemitteilung erwartet. Hierbei beantwortet ihr folgende W-Fragen:

• Wer?
• Was?
• Wann?
• Wo?
• Wie?
• Warum?

Wenn ihr diese Fragen in eurem Einführungstext beantwortet habt, dann könnt ihr zum Hauptteil übergehen.

Hauptteil

Der Hauptteil der Pressemitteilung beinhaltet in 3-5 Absätzen (300-500 Worte) die eigentliche Meldung. Hierbei gilt der Leitsatz: So lang wie nötig, aber so kurz wie möglich. Die wichtigen Informationen werden am Anfang des Textes platziert, die weniger wichtigen Informationen am Ende.

Zeit und Geduld eines Redakteurs sind begrenzt. Er möchte seine Arbeit so schnell und effizient wie möglich erledigen. Daher ist er an Informationen interessiert, die er schnell erfassen kann. Spart euch bei Pressemitteilungen also das Verfassen von Romanen. Wenn die Meldung für den Redakteur interessant ist, dann wird er bei offenen Fragen auf euch zukommen.

Abbinder

Denkt daran dem Redakteur Hintergrundinformationen über euch zu liefern, denn der Redakteur, der eure Pressemitteilung bearbeitet muss euch nicht zwangsläufig kennen. Daher ist eine kurze Information zum Sportler, Verein oder Unternehmen als Abbinder ein wichtiger Bestandteil der Meldung. Darin wird in einigen wenigen Sätzen erklärt, um wen es sich beim Versender der Pressemitteilung handelt.

Kontaktdaten

Natürlich gehören zu jeder Pressemitteilungen auch die Kontaktdaten des Ansprechpartners bzw. Verfassers der Pressemitteilung. Ganz besonders wichtig ist dabei die angegebene Telefonnummer, unter der ihr jederzeit erreichbar sein solltet. Gebt dem Redakteur die Möglichkeit offene Fragen schnell und unkompliziert zu klären.

Bilder

Wenn ihr zu eurer Pressemitteilung aussagekräftige und eindrucksvolle Bilder zur Verfügung stellen könnt, dann solltet ihr unbedingt Gebrauch davon machen. Redaktionen lieben Bilder, ganz besonders dann, wenn sie nichts dafür bezahlen müssen. Daher empfehle ich euch der Pressemitteilung , wann immer es möglich ist, ein oder mehrere Bilder in druckfähiger Auflösung beizufügen (mindestens 300 dpi, Dateiformat JPG). Sehr große Bilder sollten allerdings nicht im Dateianhang mitgeschickt werden, sondern per Download-Link zum herunterladen angeboten werden.

Bildrechte

Wenn ihr Bilder zur Veröffentlichung freigeben wollt, dann müsst ihr dazu berechtigt sein und müsst sicherstellen, dass keine Rechte Dritter verletzt werden (Urheberrecht, Persönlichkeitsrecht, Markenrecht, etc.). Das Thema Bildrechte ist sehr komplex und wenn ihr im Zusammenhang mit Bildern gegen irgendwelche Rechte verstoßt, dann habt ihr ganz schnell eine Abmahnung am Hals. Und das kann teuer werden. Daher empfehle ich euch an dieser Stelle ein sehr gutes Buch, in dem das Thema Bildrechte sehr gut behandelt wird:  Thomas Schwenke: Social Media Marketing und Recht . Kauft euch das Buch und beherzigt die Informationen darin. Die paar Euro für das Buch können euch jede Menge Geld und Ärger ersparen.

Bildinhalte

Den Text einer Pressemitteilung um ein aussagekräftiges Bild zu ergänzen ist bei Journalisten sehr beliebt. Fügt eurer Pressemitteilung daher wann immer möglich ein Bild in druckfähiger Qualität bei. Das Bild nutzen wir, um die Reichweite unserer Marke und/oder unserer Sponsoren zu steigern. Daher achten wir, wann immer möglich darauf, dass unser Logo und Werbeflächen unserer Sponsoren auf dem Bild zu sehen sind.

Sonstige Dateianhänge

Für den Fall, dass ein Redakteur die Pressemitteilung ausdrucken möchte, kann man diese sowohl als Word-Dokument und als PDF zur Verfügung stellen. Die Dateianhänge sollten in Summe aber nicht größer als 5 MB sein.

Wichtig: Es kann sein, dass die Sicherheitseinstellungen beim Empfänger eurer E-Mail so hoch sind, dass keine Dateianhänge nicht zugestellt werden können. In der Regel sind offene Word-Dateien oder PDF-Dokumente kein Problem. Trotzdem solltet ihr für den Empfänger eurer E-Mail immer eine alternative Möglichkeit zur Verfügung stellen an die Dateianhänge zu gelangen, z.B. durch einen Download im Internet.

Dokumentation

Erinnern wir uns nochmals an den Grund, weshalb wir uns die ganze Mühe mit der Pressemitteilung überhaupt machen: Wir möchten redaktionell in den Medien erwähnt werden, um Reichweite zu generieren. Diese Reichweite wollen wir anschließend für unsere Vermarktung nutzen. Daher muss die durch die Pressemitteilung ausgelöste Medienberichterstattung anschließend ausgewertet und dokumentiert werden. Ansonsten haben wir gegenüber einem Sponsor, den wir gewinnen möchten, keine Argumentationsgrundlage dafür, warum er sich bei uns engagieren soll. Wie eine Analyse und Dokumentation für verschiedene Medien funktioniert, erkläre ich in meinem Beitrag Reichweiten-Analyse im Sportmarketing.