Online-Vereinssoftware: Rechte-Management und Transparenz

Im letzten Beitrag hat uns der Experte für Vereinssoftware Constantin Malycha von goalio die Notwendigkeit zur Zusammenarbeit aller ehrenamtlichen Helfer in einem gemeinsamen IT-System beschrieben, weil hierdurch Arbeitserleichterungen und eine deutliche Zeitersparnis gewonnen werden können. Ein weiterer, mindestens genauso wichtiger Aspekt, der durch eine effektive Zusammenarbeit verbessert wird, ist die Transparenz – insbesondere für die Vorstände, Geschäftsführer und Abteilungsleiter.

Im letzten Beitrag hat uns der Experte für Vereinssoftware Constantin Malycha von goalio die Notwendigkeit zur Zusammenarbeit aller ehrenamtlichen Helfer in einem gemeinsamen IT-System beschrieben, weil hierdurch Arbeitserleichterungen und eine deutliche Zeitersparnis gewonnen werden können. Ein weiterer, mindestens genauso wichtiger Aspekt, der durch eine effektive Zusammenarbeit verbessert wird, ist die Transparenz – insbesondere für die Vorstände, Geschäftsführer und Abteilungsleiter.

Gefahren für den Verein durch intransparentes Handeln

Zur Führung des Vereins, benötigen sie einen schnellen und umfassenden Überblick über alle wichtigen Bereiche – von den Mitgliederstatistiken über Kassenstände bis hin zu Hallenauslastungen. In unserer Zusammenarbeit mit den Vereinen hat sich in den letzten Monaten immer wieder gezeigt, dass genau an dieser Stelle ein hoher Handlungsbedarf besteht. Es gibt Vereine, in denen unbezahlte Mitgliedsbeiträge ein Drittel der Jahreseinnahmen ausmachen; Vereine, deren Zusammenhalt durch das autonome Handeln einzelner Abteilungen gefährdet ist. Und nicht zuletzt haben wir viele Vereine getroffen, in denen ungewiss ist, ob alle Sportler als Mitglieder registriert sind.

Maßnahmen zur Verbesserung der Transparenz mit einer Online-Vereinssoftware

Die Debatten um den krisengeschüttelten ADAC verdeutlichen, dass Transparenz in Vereinen nicht nur für interne Belange eingefordert wird, sondern die Konsequenzen weit über das interne Vereinsleben hinaus ragen können. In der ADAC-Diskussion fragen sich Viele, wie es passieren konnte, dass ein großer, renommierter Verein Abstimmungszahlen schönen und Besucherzahlen am Nürburgring um das Sechsfache hochrechnen konnte, ohne dass die verantwortlichen Vorstände hiervon wussten?

Sportvereine haben ein sehr ähnliches Problem. Vielen Vorständen und Abteilungsleitern fehlt der Überblick über relevante Informationen und aktuelle Entwicklungen. Da die Führungsämter in gemeinnützigen Vereinen ehrenamtlich ausgeführt werden, fehlt zugleich die Zeit, sich alle relevanten Informationen aus detaillierten Tabellen und Listen zusammen zu stellen. Deshalb sehen wir eine Lösung darin, innerhalb einer Vereinssoftware mehr Übersicht durch Diagramme zu fördern, in denen wichtige Kennzahlen vergleichend nebeneinander dargestellt werden (Siehe Abbildung 1).

Im dargestellten Diagramm werden beispielsweise die Soll- Einnahmen des aktuellen Kalenderjahrs den tatsächlichen Einnahmen gegenübergestellt. Dadurch können sich Kassenwart und –Prüfer schnell einen Überblick verschaffen, wie hoch die Ausstände einzelner Abteilungen sind. Die Übersichten unterstützen somit das frühzeitige Erkennen von Problemen und weisen auf Ungleichgewichte und Missstände hin. Es ist alarmierend, dass in manchen Sportvereinen die Ausstände fünf- und sechsstellige Summen bilden – insbesondere da die Mitgliedsbeiträge im Durchschnitt mehr als 50 % der Gesamteinnahmen eines gemeinnützigen Sportvereins ausmachen und damit die wichtigste Einnahmequelle darstellen (Breuer, 2013)..

Online-Vereinssoftware: Umsetzung der Verbesserungspotentiale

Um die notwendigen Konsequenzen aus diesen Erkenntnissen ziehen zu können, haben wir im gleichen Zug die Abrechnungsmethoden der Vereinssoftware erweitert und ein strukturiertes Mahnwesen hinzugefügt. Im Fokus stand dabei nicht das harte Durchgreifen gegenüber säumigen Zahlern, sondern die Schaffung von Transparenz für den Verein. Vereine sollten die Möglichkeit erhalten, aktuelle Beiträge separat von den Altschulden, und Mitglieder separat von ehemaligen Mitgliedern abzurechnen. Sie sollten mehr Transparenz erhalten, ob ein Mitglied schon zu einem früheren Zeitpunkt zu einer Nachzahlung gemahnt wurde. Außerdem sollten sie in die Lage versetzt werden, anfallende Bankgebühren mit wenig Aufwand an die gemahnten Mitglieder weiterzugeben.

Gleichzeitig sollte aber auch die Möglichkeit geschaffen werden, Beitragszahlungen in Ausnahmefällen zu stunden und ein Mitglied vom nächsten Zahlungslauf explizit auszunehmen. Nur durch eine derartige Flexibilität können den facettenreichen gesellschaftlichen Strukturen in einem gemeinnützigen Verein Rechnung getragen werden.

Hindernisse und Widerstände gegen Transparenz im Verein

Gegen diese umfassende Transparenz gibt es in Vereinen jedoch auch Widerstände. Nicht jeder Abteilungsleiter möchte, dass die Ausstände in seiner Abteilung für alle anderen Abteilungsleiter sichtbar sind. Nicht jede Mannschaft hat ein Interesse daran, dass für alle anderen Trainer transparent ist, mit wie vielen Personen sie in der Halle trainieren. Und nicht immer gibt es einen Grund, die Informationen Anderen zur Verfügung zu stellen, weil sie nur einen einzelnen Bereich betreffen. Infolgedessen entstehen in Sportvereinen viele kleine Inseln, die sich eigenständig verwalten, ihre eigenen Prozesse definieren und individuell Ausnahmen für allgemeine Regeln einführen.

Die Insel-Lösungen werden in der Regel toleriert, weil sie zu Beginn eine Verringerung des bürokratischen Aufwands mit sich bringen, den föderalen Strukturen im Sportbereich zu entsprechen scheinen und die negativen Konsequenzen erst zu einem späteren Zeitpunkt sichtbar werden. Dass durch die vielen Insel-Lösungen Transparenz verloren geht, wird leider selten bedacht. Denn schon in mittelgroßen Vereinen mit beispielsweise acht Abteilungen hat kein Vorstand die Zeit, sich in acht unterschiedliche Systeme einzuarbeiten, acht Mal eine Statistik über eine Kennzahl zu erstellen oder von allen Abteilungsleitern regelmäßig den Statusbericht zu einem Gesamtbericht zu konsolidieren. Wenn die Vorstandsebene diese Transparenz nicht einfordert, brodeln die Probleme und Missstände unter der Oberfläche, bis sie schließlich in einen Skandal ausbrechen – so wie es aktuell beim ADAC zu sehen ist.

Berücksichtigung der Vereinsstruktur im Rahmen des Rechte-Managements der Online-Vereinssoftware

Die Frage, die sich Vereinsführungen stellen muss, ist: Wie können sie den Überblick über den gesamten Verein mit allen Veränderungen behalten, ohne die bewusst gezogenen Grenzen zwischen den Abteilung verschwimmen zu lassen?

Was bisher kein Software-Hersteller im Vereinssegment beachtet, ist die Tatsache, dass ein Abteilungsleiter einen klar definierten Zuständigkeitsbereich hat, und nicht alle Abteilungsleiter Zugriff auf die gleichen Informationen erhalten müssen bzw. sollen.

Die Umsetzung erfolgt in den meisten Software-Produkten hingegen ausschließlich anhand von Rollenbeschreibungen. Wird einer Benutzerrolle eine Berechtigung zugewiesen, so gilt diese für alle Vereinsbereiche und Abteilungen. Wenn ein Abteilungsleiter für Tennis also die Mitglieder und Beiträge seiner Abteilung verwalten soll, dann erhält er gleichzeitig Zugriff auf die Mitgliedsdaten aller anderen Abteilungen; Ein Trainer, der die Kontaktdaten seiner Spieler erhalten soll, erhält stattdessen die Kontaktdaten aller Mitglieder. Die Rechtevergabe konventioneller Vereinssoftware-Produkte ist vereinfacht in Abbildung 2 skizziert.

Die naheliegende Lösung für die meisten Vereine ist somit, dass sich jede Abteilung ein eigenes System einrichtet, auf das die anderen Abteilungen keinen Zugriff haben. Außerdem werden in der Regel innerhalb einer Abteilung nur wenige Benutzerzugänge eingerichtet – sofern überhaupt mehrere Personen im gleichen System arbeiten können. In anderen Worten, gibt es bei den üblichen Software-Produkten nicht die Möglichkeit, die jeweilige Vereinsstruktur bezüglich der Berechtigungen ausreichend detailliert abzubilden.

Ein umfassendes Berechtigungskonzept muss hingegen nicht nur unterscheiden, ob ein Benutzer Trainer oder Abteilungsleiter ist, sondern auch welche Mannschaft der Trainer betreut und für welchen Bereich der Abteilungsleiter verantwortlich ist – vereinfacht dargestellt in Abbildung 3.

Zur Konfiguration eines sinnvollen Berechtigungsmanagements in Mehrsparten-Sportvereinen sollte folglich nicht nur die Benutzerrolle berücksichtigt, sondern das freizugebende Datenfeld (z.B. Mitgliedsadresse) im jeweiligen Kontext und der Vereinshierarchie betrachtet werden. Daraus ergibt sich eine dreidimensionale Berechtigungskonfiguration, die bisher in keiner Vereinssoftware zum Einsatz kommt.

Die technische Herausforderung, die goalio mit seinem umfangreichen Berechtigungskonzept gelöst hat, liegt in der automatischen Berechnung der Rechte. Damit Vereine nicht für jeden neuen Benutzer die Berechtigung manuell konfigurieren müssen, werden die Benutzerrechte entsprechend den Zuständigkeiten, Rollen und Vereinsstrukturen automatisch eingestellt. Immer wenn ein Spieler in ein anderes Team wechselt, der Vorstand sich verändert, ein Mitglied austritt, oder eine andere Veränderung geschieht, passen sich die Rechte aller Benutzer automatisch an die veränderte Situation an. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder Funktionär, jeder ehrenamtliche Helfer und jedes Mitglied auf alle wichtigen Informationen zugreifen können und gleichzeitig alle vertraulichen Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.

Fazit Rechte-Management Online-Vereinssoftware

Mit unserem neuartigen Vereinssoftware-Konzept haben wir erreicht, dass die Zusammenarbeit und Transparenz in außergewöhnlichem Maß gestärkt wird, indem es Informationen unterschiedlicher Bereiche gezielter voneinander trennt. Für die Vereinsführung entstehen dabei neue Verbindungen zwischen den Informationen, weil nicht mehr jeder Funktionär auf einer eigenen Insel arbeitet. Infolgedessen bietet goalio eine fundierte Basis für eine gute und transparente Führung des Vereins.