Hat man eine Zusage für ein schriftliches Sponsoring-Angebot bekommen, fertigt man als eine Art Auftragsbestätigung in Form einer Sponsoring-Absichtserklärung, auch Letter of Intend (LOI) genannt, an. Diese regelt die weitere Vorgehensweise von Gesponsertem und Sponsor in Bezug auf ein Sponsoring-Projekt.
Zweck einer Sponsoring-Absichtserklärung (Letter of Intend)
Aufgrund der inhaltlichen Komplexität beim Sponsoring und der Zeit, die von der (mündlichen) Annahme des Sponsoring-Angebotes durch den Sponsor bis zur Ausarbeitung und Prüfung eines Sponsoring-Vertrages vergeht, wird die angestrebte Zusammenarbeit bei größerem Sponsoring-Projekte oftmals schon vor Vertragsabschluss mit einer schriftlichen Sponsoring-Absichtserklärung, einem sogenannten Letter of Intent (LOI), geregelt. Obwohl ein Letter of Intent noch keinen rechtlich bindenden Charakter hat wie ein späterer Vertrag und auch keine Verpflichtung zum Vertragsabschluss beinhaltet, so ist er sehr sinnvoll, um den aktuellen Stand der Verhandlungen und die nächsten Schritte formal festzuhalten.
Inhaltliche Gestaltung Letter of Intent
Der LOI erklärt den Willen der Sponsoring-Parteien zur Zusammenarbeit und zu einem Vertragsschluss und schafft so eine gewisse Vertrauensbasis und unterstreicht die professionelle Herangehensweise an ein Sponsoring-Projekt.
Der LOI erklärt den Willen der Sponsoring-Parteien zur Zusammenarbeit und zum Vertragsschluss und schafft so eine gewisse Vertrauensbasis und unterstreicht die professionelle Herangehensweise an ein Sponsoring-Projekt. Darüber hinaus können im LOI Exklusivitätsvereinbarungen (z.B. Abbruch der Gespräche mit Wettbewerbern des Sponsors), Kommunikationsrechte (z.B. Erlaubnis den Namen des neuen Sponsors zu kommunizieren), Geheimhaltungspflichten (Geheimhaltung der vereinbarten Preise) und Kostenregelungen (Auflistung der Sponsoring-Leistungen und Preise) schriftlich fixiert werden. Hierbei sollte der LOI folgendes beinhalten:
- Nennung der Verhandlungspartner
- Name und Anschrift Gesponserter
- Name und Anschrift Sponsor
- Gegenstand des LOI
- Erläuterung des geplanten Vorhabens und der bisherigen Gesprächsergebnisse
- Erläuterung der Unverbindlichkeit der Absichtserklärung
- Zeitplan
- Weitere Schritte bis zum Vertragsabschluss
- Geplanter Zeitpunkt des Vertragsabschlusses
- Exklusivität
- Verhandeln die Vertragsparteien exklusiv miteinander?
- Soll der Gesponserte die Verhandlungen mit Wettbewerbern des Sponsors abbrechen oder aussetzen?
- Vertraulichkeit
- Welche Verhandlungs-Inhalte dürfen an die Öffentlichkeit gelangen?
- Welche Verhandlungsinhalte müssen geheim bleiben?
- Laufzeit
- Laufzeit des Letter of Intend (wird vom Sponsoring-Vertrag abgelöst)
- Kosten
- Wer trägt die Kosten, die bis zum Abschluss des Sponsoring-Vertrages eventuell anfallen?
- Sonstige Regelungen
- Schriftformerfordernis
- Salvatorische Klausel
- Rechtswahl- und Gerichtsstandsvereinbarung
- etc.
- Unterschrift
- Unterschrift Gesponserter
- Unterschrift Sponsor
Nachdem Gesponserter und Sponsor den Letter of Intend unterschrieben haben, kann mit der Ausformulierung des Sponsoring-Vertrages begonnen werden.
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