Vereinssoftware – Entlastung ehrenamtlicher Mitarbeiter im Verein

Welche Probleme in Vereinen lassen sich durch internetbasierte Vereinssoftware reduzieren und welche Anforderungen müssen an eine solche Software gestellt werden? Vereinssoftware Experte Constantin Malycha erklärt die Hintergründe in diesem Beitrag und gibt Lösungshinweise.

In einem meiner letzten Beiträge habe ich euch einen Überblick über verschiedene Vereinssoftware-Lösungen gegeben, die eine Arbeitserleichterung für eure Vereinsarbeit sein können. In diesem Gastbeitrag kommt mit Constantin Malycha von goalio ein Vereinssoftware-Experte zu Wort. Er geht in seinem Beitrag auf die Problematik der hohen Arbeitsbelastung für Vereinsmitarbeiter und die Nachwuchsprobleme in Vereinen ein und zeigt uns, wie man diese Probleme mit einer geeigneten Vereinsoftware lösen kann und welche Anforderungen an sie gestellt werden müssen.

Ehrenamt im Sportvereinen

Ohne ehrenamtliche Helfer gäbe es in Deutschland keine gemeinnützigen Sportvereine. Sie bilden den Vorstand, führen und verwalten den Verein, leiten die Übungsstunden und übernehmen die Öffentlichkeitsarbeit. Nur wenige Vereine können sich bezahlte Mitarbeiter leisten, weshalb sie auf die Unterstützung der ehrenamtlichen Helfer angewiesen sind. Der Deutsche Olympische Sportbund (DOSB) schätzt die jährliche Wertschöpfung der 2,7 Millionen ehrenamtlichen Funktionäre auf 2,25 Milliarden Euro, worin die Leistungen von Ehrenamtlichen auf der Ausführungsebene noch nicht mit eingerechnet sind.

Die anfallenden Aufgaben sind dabei vielseitig, abwechslungsreich und anspruchsvoll. Dennoch fällt es immer mehr Vereinen schwer, frei werdende Ämter neu zu besetzen. Entsprechend dem Sportentwicklungsbericht des DOSB 2011/12 berichten 61% der in Deutschland eingetragenen Sportvereine, also 56.000, dass sie Schwierigkeiten bei der Nachfolgeregelung von ehrenamtlichen Funktionsträgern sehen. Die Fragestellung, weshalb sich nicht mehr Freiwillige in Sportvereinen engagieren, kann nur beantwortet werden, wenn im zweiten Schritt auch die Struktur und die Art der Zusammenarbeit betrachtet werden.

Verein und Ehrenamt
Ehrenamtliche Mitarbeiter in Vereinen leisten einen großen Beitrag zur wirtschaftlichen Wertschöpfung. Der Nachwuchs fehlt. Bilquelle: © Marco2811 – Fotolia.com

Vereinsführung und Nachwuchsprobleme

Die Gründe für die schwierige Nachfolge von Funktionären liegen dabei meist in dem enormen Zeitaufwand, der den ehrenamtlichen Mitarbeitern abverlangt wird. Im Durchschnitt ist jeder Ehrenamtliche auf Vorstandsebene und in anderen zentralen Funktionen wie zum Beispiel Jugendbeauftragte, Beisitzer und Webmaster 15,4 Stunden pro Monat für den Verein tätig. Während der Großteil der Vereine das Problem zu beheben versucht, indem sie in direkten Gesprächen einzelne Mitglieder zur Übernahme eines Funktionsamtes ermuntern, gehen nur 4 % der Vereine das Problem an der Wurzel an und versuchen die Arbeitsbelastung auf mehr Personen zu verteilen und damit die Hauptfunktionäre zu entlasten.

Entlastung der Vereinsführung

Mit 4,7 Millionen freiwilligen Helfern für gelegentliche Aufgaben und 2,7 Millionen ehrenamtlichen Funktionsträgern, laut DOSB Sportentwicklungsbericht 2005, ist das Potential zur Arbeitsverteilung grundsätzlich vorhanden. Es wird aber in den meisten Vereinen zu wenig genutzt. In Vereinen, denen es gelingt, profitieren die Hauptfunktionäre von einer geringeren Arbeitsbelastung, da ihnen diverse kleinere Aufgaben abgenommen werden. Die dadurch gewonnene Zeit können sie privat nutzen oder für wichtigere Aufgaben im Verein einsetzen.

Nachwuchskräfte heranführen

Durch die Verteilung kleinerer Aufgaben auf ehrenamtliche Mitarbeiter, die nicht der Vereinsführung angehören, können neue Leute an die Vereinsarbeit herangeführt werden, in dem sie Schritt für Schritt einzelne Aufgabenbereiche übernehmen. Sie müssen sich nicht mehr dazwischen entscheiden, ein zeitaufwendiges Amt entweder ganz oder gar nicht zu übernehmen, sondern können je nach zeitlicher Verfügbarkeit unterstützen. Dadurch sinkt die Hemmschwelle, sich im Verein zu engagieren.

Einige dieser Helfer werden mit der Zeit in verantwortungsvollere Ämter hineinwachsen und zu einer Absenkung des Altersdurchschnitts im Vorstand führen. Nicht zuletzt entwickeln viele Helfer immer auch neue Impulse und bewirken, dass ein Verein offener wird und sich mit der Zeit verändert.

Verbesserte Vereinsorganisation

Zusammenfassend führt eine konsequente Aufgabenteilung dazu, dass die Vereinsorganisation effektiver funktioniert, alle Funktionsämter besetzt sind und Mitglieder gerne Aufgabenbereiche übernehmen. Dadurch bleibt mehr Zeit, die strategische Ausrichtung und damit den langfristigen Erfolg des Vereins bewusst zu prägen.

effektive Zusammenarbeit im Verein

Die größte Schwierigkeit bei der Förderung der Subsidiarität stellen dabei die eingesetzten IT-Systeme mit Einzelplatzlizenzen dar, die grundsätzlich keine arbeitsteilige Organisationsform ermöglichen. Stattdessen fördern sie das konservative Rollenverständnis, dass ein Verwaltungsmitarbeiter alle Mitgliederdaten bearbeitet, der Kassenwart als Einziger mit Finanzen umgeht und der Trainer nur die sportliche Betreuung übernimmt. In diesem System ist kein Platz für die 4,7 Millionen freiwilligen Gelegenheitshelfer. Wie sollen sie sich selbstständig engagieren, wenn Sie keinen Zugang zu den unterschiedlichen IT-Systemen haben und keinen Überblick über die anstehenden Aufgaben bekommen? Um sie in die Vereinsarbeit zu integrieren, müssen die Funktionäre sie derzeit explizit auffordern. Und selbst dann können sie nur bei Aufgaben unterstützen, für die sie nicht auf die Informationen der zentralen IT-Systeme zugreifen müssen. Weil außerdem kein Funktionär auf das System eines anderen Ehrenamts zugreifen kann, müssen Daten redundant eingetragen werden, wodurch ein erheblicher Mehraufwand resultiert und Änderungen nicht zwingend in allen Systemen eingetragen werden.

Anforderungen Vereinssoftware

Zur Förderung der Subsidiarität und damit der effizienten Zusammenarbeit zwischen der Vereinsführung und weiteren ehrenamtlichen Mitarbeitern, ergeben sich fünf elementare Anforderungen an eine moderne Vereinssoftware.

1. Funktionsumfang

Die erste wichtige Anforderung ist der Funktionsumfang der Vereinssoftware. Ermöglicht die Software ausschließlich die Mitgliederverwaltung und den Einzug der Beitragszahlungen, dann gibt es nur begrenzte Möglichkeiten, zusätzliche Helfer zu involvieren. Folglich sollte das System nicht nur die Verwaltung der Mitglieder sondern ebenso die Organisation des Spielbetriebs, die Kommunikation zu den Mitgliedern sowie Funktionen zur Terminabsprache ermöglichen.

2. Vermeidung von Redundanz

Die zweite wichtige Anforderung an eine Vereinssoftware ist die Vermeidung der parallelen Pflege von Vereinsdaten in mehreren unterschiedlichen Datenbanken. Hierzu muss die Vereinssoftware eine zentrale Datenbank zur Verfügung stellen. Einmal eingetragene Daten sollten für alle Funktionen zur Verfügung stehen. Einerseits wird dadurch Mehraufwand vermieden, andererseits wird sichergestellt, dass jeder auf die richtigen und aktuellen Informationen zugreift. Dies setzt eine online Vereinsverwaltung voraus, auf die alle Funktionäre jederzeit und gleichzeitig zugreifen können.

3. Rechte-Management

Die dritte wichtige Voraussetzung für eine effektive Aufgabenteilung ist die umfangreiche Steuerung der Zugriffsrechte. Dies umfasst einerseits, dass Helfer auf alle für sie relevanten Informationen zugreifen können und andererseits, dass nicht autorisierten Personen der Zugriff verweigert wird. Was simpel klingt, ist in Sportvereinen eine überaus komplexe Herausforderung. Das Berechtigungsmanagement muss erstens berücksichtigen, welche Rolle der Benutzer hat, zum Beispiel Kassenwart oder Trainer, zweitens zu welcher Personengruppe er gehört, also Mannschafts- und Abteilungszugehörigkeit und drittens welche Daten für ihn relevant sind, beziehungsweise nicht angezeigt werden sollten. Konkret folgt daraus, dass innerhalb der Vereinssoftware ein Fußballabteilungsleiter nicht auf die Informationen der Volleyballmannschaften zugreifen kann, obwohl er die gleiche hierarchische Stellung und Aufgabenbeschreibung, wie der Volleyballabteilungsleiter hat. Zusätzlich können die Berechtigungen so detailliert beschrieben werden, dass ein Trainer nicht alle Daten seiner Spieler sehen kann, sondern beispielsweise nur den Namen, das Geburtsdatum und die Kontaktdaten.

4. Datenpflege

Da somit mehrere Personen die Vereinsdatenbank pflegen und verändern können, müssen Vorkehrungen gegen Falscheingabe und Missbrauch eingerichtet werden. Dies ist die vierte wichtige Voraussetzung für eine moderne Vereinssoftware. Die Umsetzung kann hierbei durch ein Vier-Augen-Prinzip erfolgen, bei dem der verantwortliche Funktionär grundlegende Datenänderungen bestätigen muss und die Änderungen erst durch die Bestätigung wirksam werden.

5. Aufgabenzuweisung

Fünftens und letztens ist es wichtig, dass die freiwilligen Helfer selbstständig erkennen können, welche Aufgaben zu erledigen sind. Einerseits umfasst dies die Delegation von Aufgaben an ein anderes Vereinsmitglied einschließlich der Nachverfolgbarkeit des Erledigungsstands. Andererseits können die Helfer von sich aus einem Funktionär helfen. Beispielsweise könnte ein Übungsleiter seine Kursteilnehmer bei ausstehenden Mitgliedsbeiträgen zur Zahlung auffordern oder die Mannschaftsspieler könnten die nächsten Wettkämpfe in den Terminkalender eintragen.

Aufgabenverteilung

Die fünf genannten Faktoren einer modernen Vereinsorganisation entscheiden letztendlich darüber, ob sich freiwillige Helfer in der Vereinsarbeit eigenständig engagieren können oder ob sie darauf angewiesen sind, dass ihnen ein Funktionär konkrete Aufträge gibt. Da jedes siebte Mitglied in Großvereinen und jedes dritte Mitglied in kleinen Vereinen für die Übernahme zeitlich begrenzter Aufgaben bereit wäre, kann hierdurch eine enorme Arbeitsleistung gewonnen werden.

Die richtige Software-Lösung für Vereine

Weil viele Vereinssoftware-Produkte die zuvor aufgeführten fünf Anforderungen nicht ausreichend erfüllen, entwickelte das junge Unternehmen goalio über die letzten Jahre eine spezielle Software-Lösung, um den genannten Anforderungen gerecht zu werden. In Kooperation mit dem  SC Potsdam, Brandenburgs größtem Sportverein, wurden die Bedürfnisse eines komplexen Mehrspartensportvereins in der Entwicklung der internetbasierten Vereinssoftware umgesetzt. Das Ergebnis ist eine Vereinssoftware, die durch den rollenbasierten Zugang mehr ehrenamtliche Helfer in die Vereinsarbeit integriert, den Funktionären eine enorme Zeitersparnis bietet und gleichzeitig die Zusammenarbeit verbessert.

Goalio Vereinssoftware
Goalio Vereinssoftware als Instrument zur Arbeitsentlastung ehrenamtlicher Mitarbeiter in Vereinen.

Gleichzeitig führt der Einsatz von goalio zu Kosteneinsparungen durch die teilweise Substitution konventioneller Briefe durch E-Mails und zu einer erhöhten Transparenz über bezahlte sowie ausstehende Mitgliedsbeiträge. Zusätzlich zu diesen finanziellen Vorteilen, ermöglicht goalio durch sein mitgliederbasiertes Preissystem auch kleinen Sportvereinen die kostengünstige Nutzung. Wer sich näher zu goalio als mögliche Vereinssoftware-Lösung informieren möchte, der kann sich gerne mit dem Autor dieses Beitrags in Verbindung setzen oder sich unter www.goalio.de informieren.

Literaturquellen zum Beitrag

Breuer C., Haase A., Horch H.-D., Hovemann G., Rittner V. & Schubert M. 2006, Sportentwicklungsbericht 2005/2006 – Analyse zur Situation des Sports in Deutschland: Ehrenamt und bürgerschaftliches Engagement in Sportvereinen

Breuer, C. (Hrsg.) 2013, Sportentwicklungsbericht 2011/2012 – Analyse zur Situation der Sportvereine in Deutschland, Köln, Sportverlag Strauß

Breuer, C. & Wicker P. 2010, Sportentwicklungsbericht 2009/2010 – Analyse zur Situation der Sportvereine in Deutschland, Köln, Sportverlag Strauß

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